- Giriş
- Değişim Aşamaları
- Tasarı Öncesi Aşama
- Hazırlık Aşaması
- Hareket Aşaması
- Kararlılık Aşaması
- Zaman Yönetimi Nedir ve Neden Gereklidir?
- Mükemmelliyetçilik
- Erteleme
- Kendine Aşırı Güven
- Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı
- Hayır Diyememe
- Hafife Alma
- Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar
- Zaman Yönetimi Teknikleri
- Amaç Belirleme
- Uzun Vadeli Takvim Belirleme
- Haftalık Plan Yapmak
Üniversite öğrencisi olmak, bir anlamda yepyeni bir yaşama başlamak demektir. Bu yeni yaşam, yeni arkadaşlıkları, yeni özgürlükleri ve yeni deneyimleri de beraberinde getirir. Diğer yandan, üniversite öğrencisi, çok daha karmaşık görevleri tamamlamak ve ileride sahip olacağı mesleğe ilişkin temel bilgileri öğrenmek gibi işleri de başarmak zorundadır. İşte sizler de, bir yandan yeni yaşamın getirdiği sosyal olanaklardan yararlanmak istemekte, diğer yandan da bu zor görevleri başarmak için çaba göstermektesiniz. Bu dönemde kazanacağınız bilgi ve beceriler, geleceğinizi de büyük ölçüde belirleyecek.
BU KADAR YOĞUN VE YOĞUN OLDUĞU KADAR DA ÖNEMLİ OLAN YILLARDA HEM SOSYAL HEM DE AKADEMİK ALANLARDA BAŞARILI OLMAK, ÖNEMLİ ÖLÇÜDE ZAMANINIZI NE KADAR İYİ KULLANDIĞINIZ BAĞLI. Bu kitapçığın amacı da sizlere bu konuda yardımcı olabilecek bilgiler vermek. Zamanı planlamak ve etkili biçimde kullanmak aynı zamanda da yeni bir alışkanlık edinmek ve değişmek anlamına geliyor. Böyle değişimler ise çok kolay gerçekleşmez. Bu nedenle işe, değişim nedir, zorlukları nelerdir ve nasıl başarılır sorularını ele alarak başlamak uygun olacağından, bir sonraki bölümde “değişim aşamaları” ele alınacak.
DEĞİŞİM AŞAMALARI
Çocukluk yıllarımızdan itibaren yaşadıklarımız, gördüklerimiz ve bize öğretilenler bize genel bir yaşam tarzı sunar. Bu yaşam tarzının en önemli parçası da alışkanlıklarımızdır. Alışkanlıklarımızın bazıları yaşamımızı kolaylaştırırken bazıları da önümüzde büyük bir engel olarak durur. Peki yaşamdaki etkiliğimizi azaltan, bize sıkıntı veren bu alışkanlıklardan neden bir türlü vazgeçemiyoruz? Çünkü her alışkanlık bırakma durumu, onun yerini alacak yeni bir alışkanlığın kazanımını gerektirir. Yeni bir alışkanlık kazanmak da değişim demektir. İşte bu noktada hepimiz için geçerli olan bir gerçek devreye girer: “DEĞİŞİM OLUMLU YÖNDE BİLE OLSA İNSANI ÜRKÜTÜR VE ÇABA GEREKTİRİR.”
Bu korkuyu yenmek ve değişimi gerçekleştirebilmek için öncelikle değişimin aşamalarını bilmek gerekir. Değişim altı aşamadan oluşan bir süreçtir. Bunlar; tasarı öncesi aşama, tasarı aşması, hazırlık aşaması, hareket aşaması, karalılık aşaması ve bitirme aşamasıdır. Şimdi bu süreçlere hep birlikte bir göz atalım.
- Tasarı Öncesi Aşama: Bu aşamada, henüz alışkanlıklarımızın bizi engellediğinin farkında değilizdir ya da bu gerçeği görmezden gelmekteyizdir. Sorunlara mantıklı nedenler bulmaya çalışırız, suçu genellikle başkalarına atarız. “Ne yapayım ben böyleyim”, “İnsanlar her şeyi çok abartıyor”, “Annem/ babam da böyle, ben ona çekmişim” vb.. mazeretler çok sık görülür. Bu aşama çoğunlukla, yaşamımızda gerçekten bir şeylerin ters gitmesi sonucu sıkıntıya girmemiz sonucu aşılır. Bu duruma gelmeden de bir şeyler yapılabilir. Şimdi “Zamanı iyi kullanabiliyor muyum?” sorusunu kendimize soralım. Bu soruyu da “İşlerimi zamanında bitirebiliyor muyum?”, “Yapmak istediğim şeyler için zamanım yeterli oluyor mu?” gibi daha amaca yönelik sorularla genişletelim. Eğer verdiğiniz yanıtlar “HAYIR” ise aklınıza ne tür mazeretler geliyor? Bu mazeretler daha çok çevreyi suçlayıcı nitelikteyse ya da “kalıtım, soya çekim, çaresizlik ve yetersizlik duyguları” gibi bileşenlerden oluşuyorsa ilk aşamayı geçememe nedeninizi buldunuz demektir. Şimdi sizlere önerim, bu kitapçığı okuduktan sonra söz konusu mazeretlerinizi yeniden gözden geçirmenizdir. Bu mazeretlerin birer bahane olduğunu kabul ettiğinizde, sorunun varlığını da kabul etmiş ve ikinci aşama için hazır olacaksınız.
- Tasarı Aşaması: Bu aşamada sorunumuzu daha iyi anlamaya, bu konuda bilgi toplamaya çalışırız. Arkadaşlarımıza, yakınlarımıza, uzmanlara danışırız, konuyla ilgili kitaplar okuruz; kısaca konu üzerinde kafa yorarız. Bu aşama sorunu daha iyi kavrama açısından gerekli ve yararlı olmakla birlikte, değişim yolunda önemli bir riski de taşır. Eğer bu aşamada çok oyalanırsak, “değişim korkusuna” karşı “oyalanma” savunmasını harekete geçirmişiz demektir. Bu duruma “analiz felci” adı verilir. Sürekli öğrenme, sorup soruşturma işleriyle uğraşırken gösterdiğimiz çaba, bizi sahte bir “bir şeyler yapıyormuş” duygusuna iter. Bu duygunun verdiği rahatlık ve oyalanmanın getirdiği korkudan kaçınma, hiçbir zaman harekete geçememe durumuna yol açabilir. Bu aşamada gerekli bilgileri edindikten sonra fazla oyalanmamak ve bir sonraki aşamaya geçmek için harekete geçmek bizi analiz felcinden koruyacaktır
- Hazırlık Aşaması: Bu aşama, değişim doğrultusunda atılan ilk gerçek adımdır. Harekete geçmek için kendimizle anlaşma yaparız. Bu aşamada karşılaşılan risk ise “kendimizle ilgili beklentilerimizdir”. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, ne kadar GERÇEKÇİ beklentiler içinde olduğumuzdur. “Yarın yepyeni bir gün ve ben sabah yatağımdan kalktığımda artık zamanını dört dörtlük planlayan, süper dakik bir kişi olacağım!” gibi bir ifade hiç de gerçekçi sayılmaz. Değişim zaman ve sabır gerektiren bir süreçtir. Kendimizle anlaşma yaparken, değişim için kendimize zaman tanımak, anlaşmayı bireysel özelliklerimizi dikkate alarak yapmak ve değişim süreci içinde zaman zaman başarısız olmanın normal olduğunu kabullenerek harekete geçmek dikkat edilmesi gereken önemli noktalardır.
- Hareket Aşaması: Bu aşama, değişmek için yapılan etkinlikleri içerir. Bu tür etkinlikler içine girdiğimizde çevreden olumlu ya da olumsuz tepkiler alırız. İster olumlu ister olumsuz olsun bu tür tepkiler “değişim korkusunu” kamçılar. Bu duyguyla yüzleşmek, bu aşamada önemlidir. Örneğin zamanı iyi planlama, bazen arkadaşlarımızdan gelecek cazip teklifleri (sinemaya gitmek vb..) reddetmek anlamına da gelir. Böyle bir durumda yakın çevremizden olumsuz tepkiler alabiliriz. Bu olumsuz tepkiler de bizde, olumsuz duygulara yol açabilir. Hareket aşamasında, değişmek için yaptığımız işlerin bizde kaygı uyandıran yönlerini bulmak önemlidir. Bu kaygılar genellikle “aşırı genellemelerden” kaynaklanır. Yukarıdaki örneğe dönecek olursak, aslında her zaman bu tür bir teklifi reddetmek zorunda değilizdir. Zaman planımızda boş vakit olarak ayırdığımız başka bir zaman dilimine ders çalışma aktivitemizi kaydırarak, sinemaya gitmek için kendimize zaman kazandırabilme şansına sahip olduğumuz gözümüzden kaçmış olabilir. Bu aşamada bizi kaygılandıran durumların ne olduğunu bulmak ve bu kaygımıza yol açan aşırı genellenmiş düşüncelerimizin gerçekliğini test etmek önemlidir.
- Kararlılık Aşaması: Bu aşama değişim yolunda karşılaşacağımız sıkıntılarla baş etmeyi içerir. Sigarayı bırakan bir kişi, üzücü bir olay karşısında sigaraya yeniden başlayabilir ya da ilk dönem zamanını planlama yönünde önemli adımlar atmış bir öğrenci, ikinci dönem plan yapamamış ya da planını uygulayamamış olabilir. Bu tür başarısızlıklardan yılmamak, yeniden denemek ve uygulanan değişim planını yeniden gözden geçirmek önemlidir. Araştırmalar değişmeye çalışan kişilerin yalnızca ö 20’sinin ilk denemede bu işi başardıklarını göstermektedir. Genelde her değişim en az üç denemede gerçekleşmektedir. Yaşamın bazı dönemlerinde eski alışkanlıklarımıza geri dönme olasılığımız olduğunu kabul etmek ve böyle bir durumda yeniden harekete geçip kazanmak istediğimiz alışkanlığa yeniden kavuşabileceğimizi bilmek önemlidir. Unutmayın ki “BİR DAHA ASLA BU KÖTÜ ALIŞKANLIKLARIMI TEKRARLAMAYACAĞIM!” GİBİ BİR İFADE KARARLI OLDUĞUMUZ ANLAMINA GELMEMEKTEDİR. Kararlı olmak, gerçekçi olmayı, başarısızlıklardan yılmamayı ve gerekirse bir şeyi tekrar tekrar deneyebilmeyi içerir.
- Bitirme Aşaması: Değişim aşamasının tamamlanmasıdır. Artık hedefimiz olan davranışlar alışkanlığımız haline gelmiştir.
Değişim aşamalarını tanıdıktan ve değişime hazırlandıktan sonra, sıra zamanımızı planlamanın önemini kavramaktadır.
ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR VE NEDEN GEREKLİDİR?
Zaman yönetimi zamanımızın, amaçlarımızı, sorumluluklarımızı, zevklerimizi ve sosyal yaşamımızın içerdiği etkinliklerimizi bir arada yürütebilecek bir biçimde planlanması anlamına gelmektedir. Hepimiz toplum içinde yaşıyoruz. Geleceğimize yön verebilmek ve yaşamda başarılı olabilmek için hedefler belirliyoruz, bu doğrultuda çeşitli sorumluluklar alıyoruz. Yapmamız gereken görevlerimiz var. Yakınlarımıza, arkadaşlarımıza zaman ayırmak ve hoşlandığımız işleri yapmak, hobilerimizle ilgilenmek gibi gereksinimlerimiz de var. Ancak yine hemen hepimiz bu işler için bir türlü vakit bulamamaktan yakınıyoruz. Gerçekten de bütün bunlar için zamanımız yok mu? İşte bu soruya yanıt aramak için hep birlikte aşağıdaki tabloya bir göz atalım isterseniz.
Hiç Zamanım Yok! (mu?)
ZAMAN LİMİTİ
GÜNDE 24 SAAT
HAFTADA 168 SAAT
| ETKİNLİK | GÜNDE | HAFTADA |
| Kişisel İşler (Zorunlu) | ||
| Uyku | 7 | 49 |
| Yemek | 2 | 14 |
| Giyinme | 1 | 7 |
| Ulaşım | 1 | 5 |
| Öz-bakım (Saç, makyaj vb..) | 2 | 14 |
| Toplam | 89 |
| Okul | |
| Ders Saatleri | 20-30 |
| Ders Çalışma | 10-20 |
| Toplam | 40-50 |
Kişisel Gelişim Sosyal İlişkiler, Hobiler Eğlenme,
Dinlenme
30-40
Görüldüğü gibi aslında hepimizin yapmak istediğimiz işler için yeterli zamanı var. Peki neden bir türlü hiçbir işimiz yetişmiyor ve karmaşa yaşıyoruz? Bu sorunun yanıtı kuşkusuz “zamanımızı iyi planlayamadığımız için” olacaktır. Zamanı doğru biçimde planlamayı öğrenmek, yaşamımızda yapmak istediğimiz tüm işlere zaman ayırabilmek ve stresten mümkün olduğunca uzak yaşayabilmek için gerekli bir adımdır.
Hepimiz, özellikle de belirli dönemlerde (üniversiteye hazırlık, finaller vb..) zamanımızı planlama konusunda çaba göstermişizdir. Ancak çoğu kez bu çabalar boşa çıkar. Peki bu neden böyle oluyor? Bizi zamanımızı planlayabilmekten alıkoyan nedenler neler? Bundan sonraki bölümde bu sorulara yanıt arayacağız.
ZAMAN YÖNETİMİ KARŞISINDAKİ ENGELLER
- Mükemmeliyetçilik: Hepimiz yaptığımız işin iyi olmasını isteriz. Aynı şekilde yaptığımız planların da yolunda gitmesi en büyük arzumuzdur. Ne var ki bazen işler istediğimiz gibi gitmeyebilir. Bazen de kendimizden yapacağımız işler konusunda insan üstü bir potansiyel bekleyebiliriz. Hedeflerimiz hiç de gerçekçi olmayabilir. İşte hedeflerimizin ve beklentilerimizin gerçekçi olmaması ve yaşamda olayların bazen istediğimiz gibi gitmeyebileceğini hesaba katmama gibi durumlar bizim mükemmeliyetçi olduğumuzun en büyük göstergeleridir. Mükemmeliyetçi kişi, işler yolunda gitmediğinde büyük bir düş kırıklığı yaşar, işleri bırakır, umutsuzluğa kapılır. Yine böyle bir kişi, kendine gerçekçi olmayan hedefler belirlediğinden, yaptığı işlerden bir türlü tatmin olmaz, yüksek beklentileri nedeniyle harekete geçemez. Böylece de iyi yapabileceği şeyleri, “mükemmeli başarmak” adına ya yapabileceğinden daha kötü yapar ya da hiç yapmaz. Zaman yönetiminde de “mükemmel” bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre sonra düş kırıklığı yaşamak ve vazgeçmekle eşanlamlıdır. Hedefleri belirlerken esnek olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir.
- Erteleme: Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki en büyük engellerden biridir. Bir konu sizin için önemliyse ve siz konunun peşinden gitmiyorsanız erteliyorsunuz demektir. Erteleme yalnızca büyük amaçların ertelenmesi olarak değerlendirilmemelidir. Gündelik hayatta küçük görünen işler de daha önemli amaçların alt basamaklarıdır. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler. Odanın toplanması, berbere gitme, uzun zamandır aramak istediğimiz bir arkadaşımıza telefon etme, alışverişe çıkma, bir arkadaşımıza doğum günü armağanı alma vb.. işlerin ertelenmesi, daha önemli olan diğer işlerimizin de (ders çalışma, dönem ödevini hazırlama vb..) ertelenmesine yol açar. Aynı şekilde, önemli işlerin ertelenip durması da günlük işlerimizin büyük ölçüde aksamasına neden olur. Bu kısır döngü böylece uzayıp gider ve günün birinde içinden çıkılmaz hale gelebilir. Aranmadığı için sitem eden arkadaşlar, ödenmediği için faiz işleyen faturalar, toplanmadığı için karmakarışık olan odalar, alınan düşük notlar, yetiştirilemeyen dönem ödevleri ardı ardına bizi sıkıntıya sokar. Sonuç ise YOĞUN STRES, SİNİR BOZUKLUĞU, BAŞARISIZLIK DUYGUSU VE YILGINLIK olur.
Görüldüğü gibi erteleme davranışı, bizi büyük sıkıntıya sokan ve bizde yaşamımızın kontrolümüzden çıktığı duygusunu uyandıran zararlı bir alışkanlıktır. Erteleme davranışı ile başa çıkma yollarına geçmeden önce belirtilmesi gereken bir nokta da ertelemenin, KARARSIZLIK sonucu oluşan bir davranış olmadığıdır. Kısaca erteleme, KARAR VEREMEMEKTEN kaynaklanmaz. Erteleme, kişinin karar verip de harekete geçememesidir. Bazen kararlar da ertelenebilir, bu da bir tür ertelemedir. Kararsızlıkla, karar vermeyi ertelemek birbiriyle karıştırılmamalıdır. Erteleme alışkanlığından vazgeçmek, zaman yönetiminin öncüsüdür. Bu alışkanlıktan vazgeçebilmek için ilk yapılacak şey, bir “ertelenen işler listesi” hazırlamaktır. Böyle bir listeyi bazı ana başlıklar altında alt bölümlere ayırmak daha etkili bir yoldur. Bu tür bir listeye aşağıdaki gibi bir örnek verilebilir:
Ertelenen İşler:
Sosyal İşler: E-mail atma, arkadaşa doğum günü hediyesi alma vb..Okul: Okula zamanında gelmeye başlama, ödevin bitirilmesi, notların temize çekilmesi, kitapların kütüphaneye iadesi vb..
Para Konuları: Ödemeleri dengeleme, taksitleri yatırma vb..
Boş Vakit: Sinemaya gitme, spor yapma, düzenli egzersize başlama vb..
Ev/ Yurt İşleri: Günlük temizlik, odanın toplanması, yemek yapma vb..
Sağlık: Doktordan randevu alma vb..
Bireysel Bakım: Yeni giyecekler alma, saç kesimi, bireysel temizlik ve bakım vb.
Buna benzer bir liste hazırladıktan sonra kendinize “ertelediğiniz işleri ne kadardır erteliyorsunuz ve her bir ertelenen iş için kendinize ne tür mazeretler buluyorsunuz?” sorusunu sorun. Bu soruyu da yaptığınız listeye yazarak yanıtlayın. Daha sonra da mazeretlerinizin “geçerliliğini” kendi kendinize sınayın. Bir çoğunun yeterli geçerliliğe sahip olmadığını göreceksiniz. En son aşamada da kendinize ertelediğiniz her bir iş için “belirgin” bir “işe başlama” zamanı belirleyin. Bazen bir işe karar verdiğimizde bu kararımızı belirgin olmayan ifadelerle dile getiririz, bu da harekete geçemememize neden olur. Örneğin “artık çalışmaya başlayacağım” ya da “sigarayı bırakacağım” gibi ifadeler belirsiz ifadelerdir. Bunların yerine “saat 19:30’da çalışmaya başlayacağım” ya da “Perşembe günü, günlük içtiğim sigara miktarını 8’e indireceğim ve on beş gün boyunca 1’er azaltarak bırakacağım” gibi belirgin ifadeler kullanmak harekete geçmeyi kolaylaştırır. Ancak bu kararlar alınırken de “değişim aşamalarının” erteleme davranışını değiştirme konusunda da geçerli olduğu unutulmamalıdır.
- Kendine Aşırı Güven: Üniversite ile birlikte yaşamımız daha karmaşık hale gelir. Artık yapılacak daha çok iş ve gidilecek daha çok yer vardır. Yaşamın sorumluluğu da eskisinden çok daha fazla bizim üzerimizdedir. Yaşamda kendine güvenmek iyi ve yararlı bir özelliktir ancak fazlası BOŞ VERDİCİLİĞE yol açar. Yapmamız gereken tüm işleri bir kenara not etmeden hatırlamamız ve bu işleri son dakika da harekete geçerek tamamlamamız olanaksızdır. Bu nedenle “ben bunların hepsini aklımda tutabilirim” ya da “herkes bu işi 3 saatte bitiriyor ama ben nasıl olsa bu işi 1 saatte bitiririm” tarzı düşünceler bizi düzensizliğe ve başarısızlığa götürür.
- Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı: Zaman zaman hepimiz performansımızdan şüphe edebiliriz ya da yaptığımız işlerin yeterliliğinden emin olmayabiliriz. Ancak bu durum çok ve yoğun duygularla yaşanıyorsa bizim için engelleyici bir etken durumuna gelmiş demektir. “Bu işi nasıl olsa başaramam, öyleyse hiç denememeliyim” tarzında düşünceler kendine güvensizlik belirtisidir. Buna benzer düşünceler, yüksek kaygıya da neden olur ve kaygı da bizim için bir engel oluşturmaya başlar. Bu tür düşünce ve duyguları çok sık ve bizi ciddi anlamda engelleyecek yoğunlukta yaşıyorsak, bir uzmana danışmamız yararlı olacaktır.
- Hayır Diyememe: Zaman yönetimi, zaman zaman çevremize “hayır” dememizi gerektirecek bir aktivitedir. Önemli bir sınava çalışırken telefon eden bir arkadaşımızın “1-2 saat sana uğrayacağım” demesi üzerine, istemeye istemeye onu misafir etmemiz bizi daha sonra sınavda zor durumda bırakacaktır. Bu tür durumlarda çevremize “hayır” diyemiyorsak, birçok işimiz bu yüzden aksıyor demektir. Bu durumda öncelikle “hayır” demenin bizim için ne anlama geldiğini incelemeli, “hayır” dediğimizde ne olacağından korktuğumuzu bulmalıyız. Biraz üzerinde durduğumuzda bu korkumuzun hiç de gerçekçi olmadığını görebiliriz. Örneğin, arkadaşınıza “hayır” dediğimizde ilişkimizin bozulacağından korkuyor olabiliriz. Kısa dönemde arkadaşımıza hiçbir konuda “hayır” demeyerek böyle bir durumdan kaçınabiliriz. Ancak, sürekli başkalarının istekleri doğrultusunda ve onların öncelikleri ile yaşamak, zaman içinde o kişilere karşı öfke biriktirmemize ve asıl o zaman ilişkimizin bozulmasına yol açabilir. Oysa ki “hayır””deme gerekçemizi çevremize açık bir biçimde dile getirdiğimizde, çevremiz de bu konuda bize anlayışlı davranacaktır.
- Hafife Alma: Bazen bazı işlerin kendiliğinden olacağına ya da bazı özelliklerin herkeste bulunduğuna ilişkin bir yanılgıya düşeriz. Örneğin “dinlemeyi” öğrenmek gereksizdir, çünkü zaten biliyoruzdur. Birileri gelip nasıl olsa bizimle arkadaş olacaktır ya da er geç üniversite diploması bize sunulacaktır. Bu tür hafife almalar, çoğu kez sosyal ve akademik alanda başarıyı olumsuz yönde etkileyen sorunlara neden olur, bize büyük düş kırıklıkları yaşatır. “Günlük yaşamımda neleri hafife alıyor olabilirim?” gibi bir soruya verilecek yanıt, bu konudaki farkındalığımızı artıracak ve bizi “hafife alma” tuzağından koruyacaktır.
- Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar: Bazı kişiler “zaman yönetimi” konusunu daha başından reddeder ve bu konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış değerlendirmelerdir. Bunlar üzerinde durmak, zaman yönetimi konusunda biraz daha bilinçlenme açısından yararlı olacaktır. Bu önyargılardan en yaygın olanları şunlardır:“Bu teknikler benim işime yaramaz”: Zaman yönetimine başlarken, zaman yönetimi tekniklerinin sihirli formüller olmadığı ve bu tekniklerin sizin yapmanız gereken şeyleri sizin için yapmayacağı baştan kabul edilirse, öğrenilenleri daha gerçekçi bir zeminde uygulamak mümkün olabilecektir. Bu tekniklerin yalnızca bir araç olduğu ve teknikleri kullanmanın sizin elinizde olduğu gerçeği her zaman akılda tutulmalıdır.“Bu toplumda organize olmak mümkün değil!”: Her zaman her şey için mükemmel koşulların bulunmayabileceğini akılda tutmak işimizi oldukça kolaylaştıracaktır. Unutmayın ki ideal koşullarda herkes zamanını yönetebilir. Mükemmel bir zaman yöneticisi olmaktan çok bu koşullar altında yapabileceğinizin en iyisini yapmaya çalışmak, sizin bu yolda en büyük yardımcınız olacaktır“Bu kadar organize olmak çok ürkütücü.”: Bu tür düşünceler birilerinin sizi kontrol etmesi ve çarka dahil etmesi korkularından kaynaklanır. Unutmayın ki bu teknikleri uygulayacak olan sizlersiniz. Yani teknikler sizi değil siz teknikleri kontrol edeceksiniz. Üstelik yaşamınızı sürekli olarak bu tekniklerle planlamak zorunda değilsiniz. Örneğin tatiller, plansız yaşamak ve bunun tadını çıkarmak için birebir zamanlardır.
“İnsanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar.”: Şunu unutmamalıyız ki, her tür aranma ve rahatsız edilmeden kendimizi uzak tutmamız olanaksızdır. Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılabileceğini öğrenmek en önemli adımlarımızdan biri olacaktır.
ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ
Buraya kadar “zaman yönetiminin” ne anlama geldiğini, neden gerekli olduğunu, zaman yönetimi gibi alışkanlıkların kazanılması için ne tür süreçlerden geçilmesi gerektiğini ve zaman yönetimi karşısındaki engellerin neler olduğunu inceledik. Bu bölümde ise “zaman yönetimi” nasıl yapılır konusunu ele alacağız.
I. Amaç Belirleme: Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi, zaman yönetimi konusunda da öncelikle BELİRGİN BİR AMACIMIZIN olması gerekir. Burada önemli olan nokta, amacımızın BELİRGİNLİĞİDİR. Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir. Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, NE YAPACAĞIMIZA KARAR VERMEYE ÇALIŞMAKLA geçer. İşte bu noktada belirsiz amaçlar, zaman yönetiminin baş düşmanı olan erteleme davranışına yol açar. Belirsiz amaçlar, neyin daha önemli olup olmadığının belirsizliği anlamına da gelmektedir. Bu da zamanımızı kullanma konusunda önümüzde duran seçeneklerin bir sıraya konulamaması durumuna neden olur. Böylece de bir türlü ne yapacağımıza karar veremeyiz ve karar verme işini erteleriz ya da önemli konular dururken daha az önemli işlerle uğraşmaya başlarız. Yaşamda başarılarından doyum elde etmiş kişilerle, bu doyumu yaşayamayan kişiler arasındaki en önemli fark, başarılarından doyum elde etmiş kişilerin amaçlarını iyi belirlemeleri ve yaşamlarını amaca yönelik planlamalarıdır. Bu farkın kaynağında ise, kişinin zaman perspektifi yatmaktadır. Başarılarından doyum elde etmiş kişiler, amaçları doğrultusunda zamanlarını iyi kullanırken, bu doyumu yaşayamayan kişiler ise zamanı yalnızca “bir şeyin ne kadar eski olduğunu ya da bir olayın ne zaman gerçekleşeceğini bilmeye yarayan bir araç” olarak görmektedirler
Peki “belirgin amaç” nedir ve nasıl belirlenir? Bu soruyu uygulamalı olarak yanıtlamak daha yararlı olacaktır. Şimdi biraz düşünün ve üç tane “kısa vadeli amacınızı” bir kenara yazın(1). Bu kısa vadeli amaçlarınız, önümüzdeki bir yıl içinde tamamlamayı planladığınız amaçlarınız olsun. Bu amaçları belirlerken, bir yandan da amaçlarınıza ulaşabilmek için yaşamınızda yapmanız gereken değişiklikleri de gözden geçirin(2). Kısa vadeli amaçlarınızı belirledikten sonra, bunların yukarısına üç tane uzun vadeli amacınızı yazın(3).
Amaçları Alt-amaçlara Bölme: Bu kısa alıştırmayı tamamladıktan sonra amaçları belirginleştirme konusunda yaşamsal önemi olan “amaçları alt-amaçlara bölme konusuna” değinmek gerekir. Şimdi uzun vadeli amaçlarınızdan birini bir başka kağıda yazın(4). Daha sonra bu amaca ulaşabilmeniz için gerekli alt-amaçları belirleyin ve altına bunları yazın(5). Sonra da her biri için yeni alt-amaçlar belirleyin(6). Alt-amaçlar iyice belirginleştiğinde kısa vadede yapmanız gereken işler net bir biçimde karşınıza çıkacaktır. Zaman planınızı bu amaçlar doğrultusunda yapmaya başlayacaksınız. Şimdi bu alıştırmaya bir örnek verelim.
Böyle bir liste daha ayrıntılandırılarak ve her bir amaç için bitirme zamanı belirlenerek yapılabilir. Bu tür bir liste sosyal alanda yapılmak istenen şeyler için de yapılabilir ve çeşitlendirilebilir.
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da “aciliyet” ve “önem” konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır. Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir. Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir. Bunlar:
1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb.. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.
2. Acil ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür.
3. Acil Olmayan ama Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir.
4. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.
Bir işin önemi, zaman planlaması açısından gerçekten çok önemlidir. Bize bir büyük kavanoz verdiklerini ve önümüze de bir miktar büyük taş, bir miktar küçük çakıl taşı ve bir miktar da kum koyduklarını düşünelim. Bizden, bu malzemelerin tamamını kavanoza sığdırmamızı istediklerini farz edelim. Böyle bir durumda kavanoza önce kum koyarsak, kavanoz ancak birkaç tane çakıl taşı daha alabilir, büyük taşlara ise hiç yer kalmayacaktır. Önce çakıl taşlarını yerleştirirsek, bütün kumu kavanoza yerleştirme şansımız olacaktır ancak yine büyük taşlara yer kalmayacaktır. Önce büyük taşları yerleştirirsek, aralara çakıl taşlarını sığdırabilir geri kalan boşlukları da kumla doldurabiliriz. Büyük taşları “önemli işlere”, çakıl taşlarını “daha az önemli işlere” ve kumu da “boş zaman etkinliklerine” benzetirsek; işlerin önemini belirlemenin zaman yönetimi açısından önemini de daha iyi kavrayabiliriz.
İşlerimizin önem derecesini belirlemek için, kendimize uğraştığımız iş hakkında bazı sorular sorabiliriz:
1. Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?
2. Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi?
3. Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?
Bu sorulara verilecek yanıtlar, bize, uğraşmakta olduğumuz işin ne kadar önemli olduğunu gösterebilecek ipuçları verecektir.
II. Uzun Vadeli Takvim Belirleme: Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için bir adet yıllık ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini (ödev teslim tarihi, sınav tarihleri vb..) bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
III. Haftalık Plan Yapmak: Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama “haftalık plan” yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce, BİR HAFTA BOYUNCA planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kağıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur. Bu aşama tamamlandıktan sonra işe belirlediğimiz kısa vadeli amaçları, haftalık plansız yaşamımızda vakit ayırdığımız işleri ve zevk aldığımız etkinlikleri bir kağıda yazarak devam edebiliriz. Bunu yaptıktan sonra listedeki işleri A, B ve C olarak sınıflandıralım. A, olmazsa olmaz; B,olmalı; C, olursa iyi olur türünden işleri ifade etsinler. Bu ayrımı yaparken “Amaç Belirleme” bölümünde söz edilen aciliyet ve önem konuları göz önünde bulundurulmalıdır. Özetle uzun vadeli hedeflerimiz için önemli olan işleri, kişisel ve sosyal gelişimimiz açısından önemli olan etkinlikleri ve beceri ve yeteneklerimizi geliştiren ya da bize çok haz veren uğraşıları A kategorisine koymamız bize önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır. Bu tür bir listeyi şöyle örneklendirebiliriz:
| TV İzlemek | B |
| Spor Yapmak | A |
| Kitap Okumak | A |
| Arkadaşlar | A |
| Ders Çalışmak | A |
| Bilgisayar Oynamak | C |
| Magazin Dergileri | C |
| Günlük Gazeteler | B |
Bu listedeki etkinliklerden A kategorisinde olanlara, planımızda öncelik vermek, daha sonra sırasıyla B ve C kategorilerine geçmek, plan yapmanın birinci koşulu olmalıdır. Eğer A kategorisinde yer alan işlerin sayısı çok fazla ise, bunların bir kısmını B kategorisine kaydırmak, sağlıklı bir plan yapma açısından önemlidir. Şimdi de haftalık plan çizelgesini nasıl hazırlanır konusuna bir göz atalım. Bu işi yaparken de plan yaparken esnek ve gerçekçi olmanın önemini aşağıda vereceğimiz örnek üzerinde görelim:
| Etkinlik | Planlanan | Gerçekleşen |
| Uyanma | 07.00 | 08,27 |
| Kahvaltı | 07.15 | —— |
| Okula Ulaşım | 07.50-08.30 | 09.00-09.35 |
| Ders | 08.40-12.30 | 09.35-12.30 |
| Ara | 12.30-13.30 | 12.30-13.30 |
| Ders | 13.40-15.30 | 13.40-15.30 |
| Şehre Ulaşım | 15.40-16.15 | 15.40-16.15 |
| Arkadaşlara Uğrama | 16.15-17.30 | 16.15-19.30 |
| Spor | 17.30-19.00 | —– |
| Eve/Yurda Ulaşım | 19.00-19.30 | 19.30-20.00 |
| Yemek | 19.30-20.00 | 20.00-20.30 |
| Dinlenme/Ders Çalışma | 20.00-24.00 | 20.30-01.15 |
| Uyku | 24.00-07.00 | ???????? |
Görüldüğü gibi plan yaparken gerçekçi olmamak ve esneklik sağlayamamak, planlarımızı etkisiz hale getirebilmektedir. Böyle bir durumda ise büyük olasılıkla, “başarısızlık” duygusu yaşarız. Buna engel olabilmek için, plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır:
- Esneklik ve Gerçekçilik: Zamanımızı planlarken, bazen işlerin yolunda gitmeyebileceğini göz önünde bulundurmak, kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşmak hakkını kendimize tanımak ve bu tür durumlarda yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek, esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.
- Ödüllendirici Olmak: Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimleridir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.
- Sürekli Değerlendirme: Aşağıda size yukarıdaki çizelgenin boş bir örneği verilecektir. Çizelgede planlanan, gerçekleşen ve düşünceler gibi bölümlerin yer alma nedeni her hafta çizelgenin yeniden değerlendirilebilmesine olanak tanımaktır. Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek daha kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır.
| Etkinlik | Planlanan | Gerçekleşen | Düşünceler |
Zaman yönetimi teknikleri üzerinde durduktan sonra, vurgulanması gereken bir diğer konu da zaman yönetimini kolaylaştırıcı, bize zaman kazandırıcı bazı ipuçlarını ele almak olacaktır.
- Zaman kazanmak için e-mail, telefon vb.. teknolojilerden yararlanın. Örneğin bankada halledilecek bir işinizi mümkünse telefonla yapın.
- Ders çalışmak gibi konsantrasyon gerektiren işlerinizi, en az rahatsız edildiğiniz ve en rahat olduğunuz saatlere koyun.
- Gün içerisinde, toplu taşıma araçlarında ya da kuyruklarda çok fazla saat harcanabilmektedir. Yapabileceğiniz işlerinizi böyle durumlarda yanınızda bulundurun. Bu size zaman kazanma açısından büyük yarar sağlayacaktır.
- Her gün yanınıza “yapılacak işler listesi” alın. Bu unutmalardan kaynaklanan zaman kayıplarını önleyecektir.
Evet, artık zaman yönetimi konusunda bilgi sahibisiniz. Gerisi sizin çabanıza ve sabrınıza kalıyor. Bize düşen de sizlere başarılar dilemek!
Bu broşür, Uzm. Psikolog Cem Özgen tarafından aşağıdaki kaynaklardan yararlanılarak hazırlanmıştır.
BALTAŞ, Acar. (1995). Öğrenmede ve Sınavlarda üstün Başarı. Remzi Kitabevi: İstanbul
BENNETT, J. Michael. (1991) Four Powers of Communication: Skills for Effective Learning. McGraw-Hill: New York
IŞIKLI, S. & DÜZEN, E. (1994-1997). Yayınlanmamış Çalışma Notları. ÖGDM, Bilkent Üniversitesi: Ankara
McWHORTER, Kathleen. (1988). Study and Thinking Skills in College. Scott, Foresman Company: Boston
ROBERTS, M. susan. (1997). Yaşamı Ertelemeyin. (Çev. Levent KARTAL). Okyanus Yayıncılık ve Yapımcılık: İstanbul
SCOTT, Dru. (1980). How to Put More Time in Your Life. New American Library:New York