[12.09.2022 tarihli Senato kararı]
AMAÇ
Madde 1. Bu yönerge, Bilkent Üniversitesi öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinlikler gerçekleştirmek amacıyla oluşturacakları Öğrenci Kulüp ve Topluluklarının kuruluş, işleyiş ve denetimini düzenler.
TANIMLAR
Madde 2. Yönergede sözü edilen çeşitli birim ve kişilerin tanımları aşağıda belirtilmektedir.
2.1. Kulüp/Topluluk: Madde 1.’de belirtilen amaca uygun şekilde kurulan öğrenci gruplarına Kulüp veya Topluluk denir. Bu Yönergede, “Kulüp/Topluluk” şeklinde ifade edilecektir.
2.2. Kulüp/Topluluklar Üst Kurulu: Kulüp/Toplulukların kuruluşu, işleyişi, değerlendirilmesi ve gerekli görüldüğü durumlarda faaliyetlerinin belirli bir süre durdurulması veya Kulüp/Toplulukların kapatılmasıyla ilgili kararları alan kuruldur. Bu Yönergede, “Üst Kurul” şeklinde ifade edilecektir. Üst Kurul, biri Başkan ve biri Sekreter olmak üzere 9 üyeden oluşur. Üst Kurul, Madde 10.’da tanımlanmıştır.
2.3. Öğrenci Etkinlikleri Merkezi: Kulüp/Toplulukların çalışmalarıyla ilgili işlemleri ile etkinliklerin işleyişini takip eden ve Öğrenci Dekanı ile eş güdümü sağlayan birimdir. Bu Yönergede, “Merkez” şeklinde ifade edilecektir. Merkezin yönetimini Öğrenci Etkinlikleri Merkezi Koordinatörü yürütür. Bu Yönergede, “Koordinatör” şeklinde ifade edilecektir.
2.4. Kulüp/Topluluk Danışmanı: Kulüp/Toplulukların çalışmalarında, bilgi ve deneyimiyle katkıda bulunan ve gerekli durumlarda etkinliklerle ilgili görüşüne baş vurulan akademik veya idari personele Kulüp/Topluluk Danışmanı adı verilir. Danışmanın üniversitenin tam zamanlı çalışanı olması gerekir. Bu Yönergede, “Danışman” şeklinde ifade edilecektir.
2.5. Askıya Alınmış Kulüp/Topluluk: Üst Kurul tarafından faaliyetlerine bir süre ara verme kararı alınmış olan Kulüp/Topluluğa “Askıya Alınmış Kulüp/Topluluk” denir.
KULÜP/TOPLULUK KURULUŞU
Madde 3. Kulüp/Toplulukların kuruluşuyla ilgili konular aşağıda belirtilmektedir:
3.1. Kuruluş Başvurusu: Bir Kulüp/Topluluk kurmak için en az 10 öğrencinin kurucu üye olarak Üst Kurul’a müracaat etmesi gereklidir. Kuruluş başvurusu, Öğrenci Dekanlığı Internet sayfalarında yer alan Kulüp/Topluluk Kuruluşu için Başvuru Formu doldurularak yapılır.
Her Kulüp/Topluluk, Üniversite tam zamanlı Akademik veya İdari Personeli arasından bir kişiyi Danışman olarak belirler. Danışmanın ismi başvuru formunda belirtilir ve kendisinden istenen danışmanlığı kabul ettiğine dair imzasını taşıyan bir yazı çevrimiçi olarak girdiği forma yüklenir. Her Kulüp/Topluluk için Türkçe ve İngilizce isim önerileri başvuru formunda yer alır. Başvuru formunda ayrıca, kurucu üyelerle ilgili bilgiler, kurucu olduklarını belirten ve imzaları da yer alan belge ile ilk yıl için ön görülen etkinlik programı da bulunur.
Üst Kurul Sekreteri başvuruyu inceler ve belgelerin eksiksiz olması durumunda karar alınması amacıyla başvuruyu Üst Kurul’a getirir.
3.2. Kuruluş Başvurusu Takvimi: Kulüp/Topluluk kuruluş başvuruları her akademik yılın son ders gününde tamamlanır. Başvuru takvimi, Üst Kurul Sekreteri tarafından Üniversite genelinde tüm öğrencilere duyurulur.
3.3. Kuruluş Kararı: Kulüp/Topluluk kuruluş başvuruları Üst Kurul toplantısında değerlendirilir. Toplantıda, Üst Kurul Sekreteri başvurular hakkında bilgi sunar ve görüş belirtir. Kuruluş kararları Üst Kurulda yapılan oylama sonucu kesinlik kazanır. Karar, toplantıya katılan üyelerin oy çokluğu ile alınır. Kulüp/Topluluk için önerilen Türkçe ve İngilizce isimler konusunda nihai karar da Üst Kurul tarafından verilir.
Üst Kurul yaptığı görüşme sonucunda başvuru yapan bir Kulüp/Topluluk için eksik hususlar tespit eder ve/ya bazı değişiklikler önerme kararı alırsa, Üst Kurul Sekreteri kurucu üyelere konuyla ilgili bilgi verir ve değişiklikler için yedi gün süre tanır. Bu süre sonunda gelişmelerle ilgili olarak Üst Kurul Sekreteri, Üst Kurul üyelerine bilgi verir ve gerektiği takdirde Üst Kurul’un tekrar toplanmasını talep eder.
3.4. Özel Amaçlı Kulüp/Topluluklar: Özel amaçlı (spor, vb.) Kulüp/Topluluk kuruluşu başvurularında, Üst Kurul Sekreteri ilgili uzman ve birimlerden görüş alır ve durumla ilgili Üst Kurul’a bilgi verir.
3.5. Benzer Uğraş Alanları ve Amaçları Olan Kulüp/Topluluklar: Kuruluş başvurusu yapılan bir Kulüp/Topluluğun uğraş alanı ve amaçları, mevcut bir Kulüp/Topluluk ile aynı veya benzer ise, Üst Kurul Sekreteri başvuruyu değerlendirmeye almaz ve durumu kurucu üyelere bildirir. Kurucu üyeler başvurularında ısrar ederlerse, başvuru Üst Kurul tarafından karara bağlanır.
Aynı veya benzer alanlarda kurulması önerilen Kulüp/Topluluklar var ise, Üst Kurul Sekreteri bunların birlikte tek bir başvuru yapmaları konusunda kurucu üyelerle görüşür. Kurucu üyeler başvurularında ısrar ederlerse, başvurular Üst Kurul tarafından karara bağlanır.
3.6. Kulüp/Topluluk Kuruluş Genel Kurulu: Üst Kurul tarafından kuruluşu onaylanan ve yazılı olarak kurucu üyelere bildirilen yeni Kulüp/Topluluk, Kuruluş Genel Kurulu yapar. Kuruluş Genel Kurulu ile ilgili hususlar Madde 7.1’de belirtilmektedir.
KULÜP/TOPLULUKLARA ÜYELİK
Madde 4. Bilkent Üniversitesi öğrencileri, istedikleri her Kulüp/Topluluğa, herhangi bir kısıtlama olmadan, üye olma hakkına sahiptir.
4.1. Üyelik Başvurusu: Başvuru, öğrenci tarafından doğrudan STARS-SRS sistemi aracılığıyla yapılır.
4.2. En Az Üye Sayısı: Bir Kulüp/Topluluğun üye sayısı 10’dan az olamaz. Bu sayının altına düştüğü tespit edilen Kulüp/Topluluklar, Üst Kurul Sekreteri tarafından yazıyla uyarılır. Akademik yıl sonunda üye sayısı 10’dan az olan Kulüp/Topluluklar askıya alınır.
4.3. Disiplin Cezası Alan Öğrenciler: Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca “Uzaklaştırma” cezası alan öğrencilerin Kulüp/Topluluklardaki üyelikleri, cezanın geçerli olduğu sürece askıya alınır. Bu öğrenciler, cezanın geçerli olduğu süre boyunca Kulüp/Toplulukların etkinliklerine de katılamazlar.
4.4. Kulüp/Topluluk Üyeliğinden Ayrılma: Öğrenciler arzu ettikleri halde, herhangi bir gerekçe bildirmek zorunda olmadan, STARS-SRS aracılığıyla, Kulüp/Topluluk üyeliğinden ayrılabilirler.
4.5. Kulüp/Topluluk Üyeliğinin Sona Erdirilmesi: Kulüp/Topluluklar, İç Tüzüklerinde belirtmiş oldukları nedenlerden dolayı bir üyenin üyeliğini sona erdirmek istiyorlarsa, hazırladıkları gerekçeli Yönetim Kurulu kararını Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne iletirler. Bu konudaki kararı Üst Kurul alır.
4.6. Üye Listesi: Kulüp/Toplulukların üye listeleri STARS-SRS aracılığıyla üye olmuş tüm öğrencileri kapsar ve bu listeler Öğrenci Kulüp ve Toplulukları Yönetim Sistemi aracılığıyla temin edilir. Kulüp/Toplulukları tek geçerli listesi bu listedir.
KULÜP/TOPLULUK ETKİNLİKLERİ
Madde 5. Kulüp/Toplulukların tüm etkinlikleri için Öğrenci Etkinliği Merkezi’ne onay başvurusunda bulunmaları ve Öğrenci Dekanlığı aracılığıyla Öğrenci İşleri Rektör Yardımcılığı’ndan onay almaları gerekir. Etkinliklerle ilgili diğer genel husus ve kurallar aşağıda belirtilmektedir.
5.1. Kulüp/Topluluklar, Anayasa’da ifade edilen devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe, geçerli yasalara, Yükseköğretim Öğrenci Disiplin Yönetmeliği’ne aykırı veya Üniversite’nin kamuoyunda yanlış tanınmasına yol açması muhtemel tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.
5.2. Kulüp/Topluluklar çalışmalarında ve düzenleyecekleri etkinliklerde, ırk, cinsiyet, dil, din ve milliyet ayrımcılığı yapamazlar ve insan haklarına ve temel özgürlüklere, özellikle düşünce, vicdan, din, ifade ve her türlü inanç özgürlüğüne saygılı davranmak zorundadırlar.
5.3. Kulüp/Topluluk üyeleri, maddi çıkar sağlayan etkinliklerde bulunamazlar.
5.4. Kulüp/Topluluklar, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda özel beceri gerektiren etkinliklerde bulunabilir ve üyelerinin sözü geçen becerilere sahip olmaları konusunda eğitici ve geliştirici çalışmalarda bulunurlar.
5.5. Kulüp/Toplulukların etkinliklerini İngilizce dilinde gerçekleştirmeleri temel ilkedir. İngilizce dışındaki dillerde yapılması planlanan etkinlikler için önceden Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne bilgi verilmesi ve onay alınması gerekir.
5.6. Kulüp/Topluluklar, kuruluş amaç ve hedefleri dışında kalan konularda sınırlı sayıda etkinlik düzenleyebilirler.
5.7. Kulüp/Toplulukların, akademik yıl başında sundukları etkinlik takvimine riayet etmeleri beklenir.
5.8. Kulüp/Toplulukların etkinlik başvurularında Öğrenci Etkinlikleri Merkezi gerekli duyduğu durumlarda ilgili Danışmandan görüş isteyebilir. Danışmandan olumsuz görüş gelmesi halinde bu durumu başvuru sahibi Kulüp/Topluluğa iletir ve konuyla ilgili Öğrenci Dekanını bilgilendirir.
5.9. Kulüp/Topluluklar, etkinliklerini duyurma konusunda Öğrenci Dekanlığı tarafından belirlenmiş ve ilan edilmiş kurallara uymakla yükümlüdürler.
5.10. Kulüp/Topluluklar GE250 ve GE251 derslerinin kapsamında olmasını arzu ettikleri etkinliklerini Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne bildirirler ve bu derslerle ilgili ilan edilmiş kurallar çerçevesinde işlem yaparlar. GE250 ve GE251 dersi kapsamında yer alacak Kulüp/Topluluk etkinlikleri için şartları Öğrenci Dekanı belirler ve Öğrenci İşleri Rektör Yardımcılığının onayını alır.
KULÜP/TOPLULUKLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ
Madde 6. Akademik yıl sonunda toplanan Üst Kurul, tüm Kulüp/Toplulukların genel bir değerlendirmesini yapar ve aşağıda belirtilen kararları alır.
Madde 5.1 ve Madde 5.2’de belirtilen hususlara aykırı veya kuruluş amaç ve hedeflerinin dışında faaliyet gösterdiği tespit edilen; ayrıca, Üniversite’nin genel ilke ve kurallarını benimsememekte ısrar eden Kulüp/Topluluklar doğrudan kapatılır.
Bir akademik yıl süresince aşağıdaki şartlardan en az birini yerine getirmemiş olan Kulüp/Topluluklar takip eden akademik yılda bir yıl süreyle askıya alınırlar.
- Kuruluş amaç ve hedeflerine uygun her yarıyıl en az iki etkinlik düzenlemiş olmak. (Kulüp/Topluluk yönetim kurulu toplantıları ile Genel Kurul toplantısı bu şartta belirtilen etkinlikler kapsamında değerlendirilmez.)
- Çalışmalarını İngilizce dilinde gerçekleştirmiş olmak. (Önceden onay alınarak başka dilde gerçekleştirilen etkinlikler hariç.)
- En az dört Yönetim Kurulu toplantısı yapmış olmak.
- Üye sayısı en az 10 olmak.
- Takip eden akademik yıl sonunda yapılan Üst Kurul toplantısında, söz konusu Kulüp/Topluluğun tekrar aktive edilmesi yönünde en az on öğrenci tarafından yapılmış bir başvuru olursa, Üst Kurul bu başvuruyu değerlendirir ve karar verir.
Aralıksız üç yıl süresince askıda kalan bir Kulüp/Topluluk Üst Kurul tarafından kapatılır.
GENEL KURUL
Madde 7. Kulüp/Topluluklar her akademik yılda en az bir Genel Kurul yapmak ve Yönetim Kurulu ile Denetleme Kurulu üyelerini belirlemek zorundadır. Genel Kurul’a, Kulüp/Topluluğun tüm üyelerinin davet edilmesi şarttır. Genel Kurul ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir:
7.1. Kuruluş Genel Kurulu: Üst Kurul tarafından kuruluşu onaylanan ve yazılı olarak kurucu üyelere bildirilen yeni bir Kulüp/Topluluk, en geç faaliyete başladığı akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takip eden iki hafta içinde Kuruluş Genel Kurulu’nu tamamlamak zorundadır. Kuruluş Genel Kurulu’nda yapılan seçimlerle belirlenen Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu, Kulüp İç Tüzüğünü hazırlayarak en geç iki hafta içinde Üst Kurul Sekreteri’ne sunar. Akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takiben dört hafta içinde bu işlemleri tamamlamayan Kulüp/Toplulukların kuruluş kararı iptal edilir.
Bu maddede yer almayan Genel Kurul ile ilgili hususlarda ilgili diğer maddeler geçerlidir.
7.2. Olağan Genel Kurul: Kulüp/Toplulukların, en geç akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takip eden dördüncü haftanın sonuna kadar, Genel Kurullarını tamamlamaları gerekir.
7.3. Olağanüstü Genel Kurul: Yönetim Kurulu gerekli gördüğü durumlarda Olağanüstü Genel Kurul kararı alabilir.
Ayrıca, Kulüp/Topluluk üyelerinin toplam sayısının yüzde onunun yazılı olarak başvurmaları durumunda Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu Olağanüstü Genel Kurul kararı almak zorundadır. Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu bu başvuruyu takiben iki hafta içinde Olağanüstü Genel Kurul kararı almazsa, başvuru sahibi üyeler Üst Kurul’a taleplerini yazılı olarak iletirler. Üst Kurul başvuruyu değerlendirir ve yerinde bulduğu durumlarda Kulüp/Topluluğun Olağanüstü Genel Kurul yapmasına karar verebilir.
7.4. Genel Kurulun Görevleri: Genel Kurulun görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a. Yönetim ve Denetleme Kurullarını seçmek,
b. Yönetim Kurulunun çalışmalarını, Denetleme Kurulu’nun hazırlamış olduğu raporu da göz önünde bulundurarak, değerlendirmek ve ibra etmek,
c. İç Tüzüğü hazırlamak, İç Tüzükte değişiklik yapmak,
d. Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan etkinlik programını görüşmek ve onaylamak,
e. Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan bütçeyi görüşmek ve onaylamak,
f. Kulüp/Topluluğun kapatılmasına karar vermek. Bu karar için, Kulüp/Topluluğa kayıtlı tüm üyelerin dörtte üçünün oyu gereklidir.
Bu maddede yer almayan görevlere, gerekli gördükleri takdirde Kulüp/Topluluklar İç Tüzüklerinde yer verebilirler; ancak, bunlar Yönerge maddelerine aykırı olamazlar.
7.5. Genel Kurul Çağrısı: Genel Kurul için tarih ve yeri Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu belirler ve en geç 10 gün öncesinden Etkinlik Onay Formu doldurarak onay başvurusunda bulunur. Genel Kurul çağrısı, Kulüp ve Topluluklar Yönetim Sistemi’nde kayıtlı tüm üyelere, Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından iletilir.
7.6. Genel Kurul Üyeliği: Kulüp ve Topluluklar Yönetim Sistemi’nde kayıtlı bulunan tüm üyeler, Genel Kurul’a katılma ve oy kullanma hakkına sahiptirler. Üyeler oylarını bizzat kullanırlar, vekâletle oy kullanmak mümkün değildir.
7.7. Genel Kurulun Toplanma Yeter Sayısı: Kulüp/Topluluk Genel Kurulunun toplanabilmesi için kayıtlı üyelerin toplam sayısının yarısından fazlasının Genel Kurul için ilan edilen tarih ve saatte belirlenmiş yerde hazır bulunması gerekir. Genel Kurulun, bu maddede belirtilen toplanma yeter sayısının sağlanamaması nedeniyle toplanamaması halinde, otomatik olarak bir hafta sonra tekrar toplanma kararı alınmış olur. Durum, Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne bildirilir ve ikinci toplantı için yeni çağrı üyelere Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından yapılır. İkinci toplantıda, Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu üye sayılarının toplamının iki katı kadar üyenin katılımı Genel Kurul için yeterlidir. İkinci kez de toplanamama durumunda Kulüp/Topluluğun faaliyetleri akademik yıl sonuna kadar durdurulur ve hakkında nihai karar akademik yıl sonunda yapılacak Üst Kurul toplantısında verilir.
7.8. Genel Kurula Katılanlar Listesi: Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’nden temin edilecek Kulüp/Topluluk üye listesi, Genel Kurul yapılacak salonda hazır bulundurulur ve katılan üyeler tarafından imzalanır. Bu liste, Genel Kurul sonuçlarının bildirileceği Genel Kurul Sonuçları Bildirim Formuna eklenir.
7.9. Divan Kurulu: Toplanma yeter sayısının mevcut olduğunun tespitinden sonra, Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendirdiği bir üye tarafından Genel Kurul’un açıldığı ilan edilir. Ardından, Genel Kurulu yönetmek üzere Divan Kurulu oluşturulur. Divan Kurulu, bir başkan ve iki yazman üyeden oluşur. Genel Kurul’da hazır bulunan üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Divan Kurulu seçimleri açık oyla yapılır. Divan Kurulu, Genel Kurulun düzeninden sorumludur ve Genel Kurul tutanağını düzenler ve imzaladıktan sonra Yönetim Kurulu’na teslim eder.
7.10. Genel Kurulda Karar Alma Çoğunluğu: Genel Kurul’da karar alınabilmesi ve seçimlerde seçilme için, Genel Kurul’a katılan üyelerin yarısından fazlasının oyunu almak yeterlidir.
7.11. Genel Kurulun Çevrimiçi Yapılması: Kulüp/Topluluklar, arzu ettikleri takdirde veya gerekli durumlarda, Genel Kurul toplantılarını çevrimiçi gerçekleştirebilirler. Yukarıdaki maddelerde belirtilen hususlar çevrimiçi Genel Kurullar için de geçerlidir.
7.12. Genel Kurul Sonuçlarının Bildirimi: Genel Kurul’da yapılan seçimlerin sonuçları ve kararlarıyla ilgili bilgiler Genel Kurul Sonuçları Bildirim Formu doldurularak Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne iletilmek zorundadır.
YÖNETİM KURULU
Madde 8. Yönetim Kurulu, Kulüp/Topluluğun icra organıdır. Yönetim Kurulu ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir:
8.1. Yönetim Kurulunun Görevleri: Yönetim Kurulunun görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a. Kulüp/Topluluğun belirlenmiş olan amaç ve hedeflerine uygun etkinlikler düzenlemek ve gerekli gördüğü çalışmaları yapmak,
b. Üyeleri arasında arkadaşlık bağları tesis etmek için gerekli gayreti göstermek ve bu yönde faaliyetler düzenlemek,
c. Yönergenin uygulanmasında azami dikkati göstermek,
d. Üyelikle ilgili tüm işleri yapmak, ilgili kayıtları tutmak,
e. İç Tüzük hazırlamak,
f. Etkinlik programını hazırlamak,
g. Bütçeyi hazırlamak,
h. Mali konularla ilgili kayıtları tutmak.
Bu maddede yer almayan görevlere, gerekli gördükleri takdirde Kulüp/Topluluklar İç Tüzüklerinde yer verebilirler; ancak, bunlar Yönerge maddelerine aykırı olamazlar.
8.2. Yönetim Kurulunun Sorumlulukları: Yönetim Kurulu, işleyiş açısından Kulüp/Topluluk üyelerine, mali açıdan ise Öğrenci Dekanlığına karşı sorumludur.
8.3. Yönetim Kurulu Üye Sayısı: Bir Kulüp/Topluluğun Yönetim Kurulu en az 4 en fazla 10 üyeden oluşur ve bu sayı İç Tüzükte net bir şekilde belirtilir. Başkan, Genel Sekreter ve Sayman dışındaki görevlerin tanımı İç Tüzükte yer alır.
8.4. Yönetim Kurulu Başkanı: Yönetim Kurulu’na başkanlık eder ve Kulüp/Topluluğu temsil eder. Tüm mali işlemler için Sayman ile ortak imza yetkisine sahiptir.
8.5. Genel Sekreter: Kulüp/Topluluğun, tüm kayıtlarını tutar, Yönetim Kurulu karar tutanaklarını hazırlar, Genel Kurul toplantı gündemini hazırlar ve ilgili Etkinlik Onay Formunu doldurur, Yönetim Kurulu toplantı çağrılarını üyelere iletir ve eğer varsa İç Tüzükte belirtilen diğer görevleri yerine getirir.
8.6. Sayman: Kulüp/Topluluğun mali konulardaki kayıtlarını tutar, bütçeyi hazırlar, akademik yıl sonunda mali raporu hazırlar ve Yönetim Kurulu’na sunar, tüm mali işlemler için Başkan ile ortak imza yetkisine sahiptir ve eğer varsa İç Tüzükte belirtilen diğer görevleri yerine getirir.
8.7. Diğer Yönetim Kurulu Üyelikleri: Kulüp/Toplulukların Başkan, Genel Sekreter ve Sayman dışında en az 1, en fazla 7 Yönetim Kurulu üyesi olur ve bu üyeliklerin tanımı ve görev ile yetkileri İç Tüzükte belirtilir.
8.8. Yönetim Kurulu Üyelik Süresi: Yönetim Kurulu üyeliği süresi bir akademik yıldır.
8.9. Yönetim Kuruluna Tekrar Seçilme: Kulüp/Topluluklarda Yönetim Kurulu üyeliği en fazla iki dönem yapılabilir.
8.10. Yönetim Kurulu Üyeliğine Adaylık Şartları: Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine aday olabilmek için aşağıda belirtilen şartlar aranır:
a. YÖK Disiplin Yönetmeliği uyarınca herhangi bir ceza almış olmamak,
b. Başvurunun yapıldığı tarihte Genel Not Ortalaması en az 2.00 olmak.
c. Eğer varsa Kulüp/Topluluk İç Tüzüğü’nde belirtilmiş şartlara uygun olmak.
8.11. Yönetim Kurulu Üyeliğine Adaylık Başvurusu: Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine başvuru, ilan edilen Genel Kurul tarihinden en geç bir hafta öncesine kadar Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu’na yapılır. Başvuruları alan Yönetim Kurulu adayların isimlerini tüm üyelere Genel Kurul’dan önce elektronik posta ile duyurur.
8.12. Yönetim Kurulu Üyelikleri Seçimi: Seçimler kapalı oy usulüne göre yapılır. Yönetim Kurulu, ilan ettiği adayların isimlerinin soyadı sırasına göre yer aldığı oy pusulalarını hazırlar. Genel Kurula katılan üyelerin her birine imza karşılığı verir. Genel Kurulda oy kullanan üyeler, oy pusulasında yer alanlar arasından en az bir, en fazla Yönetim Kurulu üye sayısı kadar olmak üzere adayı işaretlerler. Hiçbir adayın işaretlenmediği veya Yönetim Kurulu üye sayısından fazla adayın işaretlendiği veya pusulada belirtilmeyen başka bir ismin yazıldığı oylar geçersiz sayılır. Oyların sayımı Genel Kurul’da açık şekilde yapılır. Seçilebilmek için kullanılan ve geçerli oyların yarısından fazlasını almak gerekir. Yapılan ilk seçimde, Yönetim Kurulu üyelikleri için yeterli sayıda adayın bu şartı yerine getirememesi durumunda, açık kalan üyelikler için ikinci tur seçim yapılır ve gerekli durumlarda turlara devam edilir.
8.13. Yönetim Kurulu Yedek Üyeleri: Yapılan seçimlerde, Yönetim Kurulu üyeliğine seçilemeyen adaylar, Yedek Üye listesinde aldıkları oy sayısına göre sıralanır ve Yönetim Kurulu üyeliklerinde boşalma olduğu takdirde göreve çağrılır.
8.14. Yönetim Kurulu Görev Dağılımı: Yönetim Kurulu’na seçilen üyeler kendi aralarında görev dağılımı yaparlar.
8.15. Yönetim Kurulu Üyeliğinin Boşalması: İstifa veya diğer başka nedenlerle bir Yönetim Kurulu üyeliğinin boşalması durumunda, Yedek Üye Listesinde ilk sırada yer alan üye Yönetim Kurulu’na davet edilir. Bu durumda Yönetim Kurulu kendi içinde tekrar görev dağılımı yapar.
DENETLEME KURULU
Madde 9. Denetleme Kurulu, Kulüp/Topluluğun faaliyetlerini denetlemekten sorumlu organdır. Denetleme Kurulu ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir.
9.1. Denetleme Kurulunun Görevleri: Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulunun akademik yıl süresince yaptığı etkinlikleri ve çalışmaları değerlendirir ve iki nüsha olarak hazırladığı raporu Yönetim Kuruluna ve Üst Kurula sunar.
9.2. Denetleme Kurulu Üyeleri ve Seçimi: Denetleme Kurulu bir başkan ve iki üyeden oluşur. Seçim, Genel Kurul’da yapılır. Üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Seçim açık oyla yapılabilir ve seçilen üyeler kendi aralarında Başkanı belirler.
ÜST KURUL
Madde 10. Kurul aşağıda belirtilen 9 üyeden oluşur:
1. Öğrenci Dekanı (Kurul Başkanı),
2. Öğrenci Etkinlikleri Merkezi Koordinatörü (Kurul Sekreteri)
3. Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından görevlendirilen 1 Merkez mensubu,
4. Öğrenci Konseyi temsilcisi,
5. Öğrenci Dekanı tarafından atanan 1 Akademik Danışman,
6. Mezunlar ve Kariyer Ofisi Temsilcisi,
7. Beden Eğitimi ve Spor Merkezi Temsilcisi,
8. Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından belirlenecek 1 Kulüp/Topluluk Temsilcisi,
9. Kulüp/Toplulukların kendi aralarından belirleyecekleri 1 Kulüp/Topluluk Temsilcisi
Üst Kurul’un görev ve yetkileri aşağıda belirtilmektedir:
a. Kulüp/Topluluk kuruluş başvurularını inceler ve nihai kararı verir.
b. Kulüp/Toplulukları akademik yıl boyunca denetler.
c. Başarılı Kulüp/Toplulukları ödüllendirir.
d. Bu Yönergeyle belirlenmiş olan bazı durumlarda Kulüp/Toplulukların faaliyetlerini geçici bir süre veya akademik yıl sonuna kadar durdurur veya süresiz kapatır.
Üst Kurul bir takvim yılı içinde en az iki kez olağan olarak ve gerekli görülen durumlarda Öğrenci Dekanı veya Öğrenci İşleri Rektör Yardımcısının çağrısıyla olağanüstü toplanır.
Üst Kurul’da toplantı yeter sayısı beştir ve kararlar toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Oyların eşitliği halinde Başkanın lehinde oy kullandığı seçenek kabul edilmiş sayılır. Bu durumda Kurul Başkanı çekimser oy kullanamaz. Kurul Başkanı’nın katılamaması durumunda toplantıya Kurul Sekreteri başkanlık eder.
KAYIT DEFTERLERİ VE BELGELER
Madde 11. Kulüp/Topluluklar, Yönetim Kurulları aracılığıyla, iki adet kayıt defteri tutmakla yükümlüdürler. Bu defterler aşağıda belirtilmektedir.
a. Yönetim Kurulu Karar Defteri: Yönetim Kurulu kararlarının işlendiği defterdir.
b. Gelir-Gider Defteri: Kulüp/Topluluğun tüm gelir ve giderlerinin işlendiği defterdir.
Kulüp/Topluluğun üzerine işlenmiş demirbaş mevcut ise bunlarla ilgili kayıtlar da Yönetim Kurulu Karar Defterine işlenir.
Madde 12. Kulüp/Toplulukların işleyişi ve düzenleyecekleri etkinlikler ile ilgili belgeler aşağıda belirtilmektedir:
12.1. Genel Kurul Toplantı Tutanağı: Kulüp/Toplulukların yapmak zorunda oldukları Genel Kurullarda, Divan Kurulu tarafından tutulan tutanaktır. İki nüsha halinde düzenlenir. Bir nüsha Üst Kurul Sekreteri’ne sunulur, diğer nüsha da Kulüp/Topluluk tarafından bir dosya içinde muhafaza edilir.
12.2. İç Tüzük: Kulüp/Topluluklar, bu Yönergede yer almayan konular ve kendi işleyişlerine özgü hususlara yer veren bir İç Tüzük hazırlarlar. İç Tüzük, ilk olarak kurucu üyeler tarafından hazırlanır ve Kuruluş Genel Kurulu tarafından kabul edildikten sonra Üst Kurul tarafından incelenir ve bu kurulun onayından sonra geçerlilik kazanır. İç Tüzük değişiklikleri Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır, Kulüp/Topluluk Genel Kurulu tarafından onaylanmasını takiben Üst Kurulun onayı sonra geçerlilik kazanır.
12.3. Etkinlik Başvuru Formu: Kulüp/Topluluklar düzenleyecekleri etkinliklerin başvurusunu bu çevrimiçi form aracılığıyla Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne yaparlar.
MALİ KONULAR
Madde 13. Kulüp/Toplulukların gelir ve giderleriyle ilgili konular aşağıda belirtilmektedir.
13.1. Bütçe: Her Kulüp/Topluluk, Yönetim Kurulu tarafından hazırlanmış olan yıllık bütçe önerisini Kulüp/Topluluk Genel Kurulunun onayına sunar.
13.2. Kulüp/Toplulukların Gelirleri: Üniversite tarafından Öğrenci Dekanlığı aracılığıyla kendilerine tahsis edilen bütçe, kendi girişimleriyle temin ettikleri sponsorluklar, dış kurum ve kuruluşlardan yapılan ve Dış Proje Desteği adı verilen mali yardımlar ve düzenledikleri etkinlikler için katılanlardan sağladıkları katkı paylarından oluşur. Üyelerden aidat veya başka isimler altında benzer ödenti alamazlar.
13.3. Kulüp/Topluluklara Yıllık Bütçe Tahsisleri: Kulüp/Topluluklara, Üniversite tarafından Öğrenci Dekanlığı aracılığıyla, yıllık işleyişleri için bir bütçe tahsisi yapılır. Üye sayıları ve daha önceki yıllardaki etkinlikleri göz önünde bulundurularak tespit edilen bu bütçeye İşletim Bütçesi adı verilir. Bunun dışında Kulüp/Topluluklar, etkinlik projeleri hazırlayıp bunlar için mali destek talebinde bulunabilirler. Bu desteğe Proje Desteği adı verilir. Kulüp/Topluluklara bir yıl içinde verilebilecek toplam Proje Desteği tutarı, Öğrenci Dekanlığı tarafından, her akademik yıl başında ilan edilir.
13.4. Sponsorluklar: Kulüp/Topluluklar, Üniversite tarafından belirlenmiş şart ve standartlar dahilinde, Üniversite dışından kurum ve kuruluşlarla sponsorluk sözleşmesi yapabilirler.
Sponsorluk sözleşmesinin ilk aşaması olarak Kulüp/Topluluklar, sözleşme yapmayı planladıkları kurum veya kuruluşla ilgili bilgilerin, ayrıca söz konusu etkinlik ile ilgili hususlarla sözleşmenin Kulüp/Topluluğa ve kurum veya kuruluşa getirdiği yükümlüklerin istendiği Sponsorluk Ön Onay Formu doldururlar. Öğrenci Dekanı tarafından incelenen form sonucunda ön onay alındığı takdirde sözleşme hazırlanması aşamasına geçilir.
Hazırlanan sözleşmeler, Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından incelenir. Merkez gerekli gördüğü durumlarda Üniversitenin Hukuk Müşavirliği’nden görüş isteyebilir. Üç nüsha halinde hazırlanan sözleşme, Kulüp/Topluluk Başkanı, sponsor kurum veya kuruluştan yetkili bir kişi ve Öğrenci Dekanı tarafından imzalandıktan sonra yürürlüğe girer.
Bir Kulüp/Topluluk ile bir kurum veya kuruluş arasında imzalanan sponsorluk sözleşmesinde belirtilen tutar, Katma Değer Vergisini de içerir ve ilgili kurum veya kuruluş tarafından, Bilkent Üniversitesinin hesabına yatırılır. KDV’nin düşülmesinden sonra kalan tutarın yüzde onluk kısmı, Kulüp ve Toplulukların ortak kullanımı amacıyla, Kulüp ve Topluluklar Yedek Bütçesi’ne aktarılır. Kalan tutar, ilgili Kulüp/Topluluğun bütçesine eklenir. Sponsorluk gelirlerinin, söz konusu etkinlik dışında veya amacına uygun olmayacak şekilde kullanılamaz.
13.5. Dış Proje Desteği: Bazı kurum ve kuruluşların, belli bir etkinliğe bağlı kalmadan, Kulüp/Topluluklara yaptıkları mali yardımdır. Bu gelir, doğrudan Kulüp/Topluluk bütçesine aktarılır.
13.6. Katılımcı Katkı Payı: Kulüp/Topluluklar düzenledikleri etkinliklerin giderlerini karşılamak amacıyla, etkinliğe katılanlardan Katkı Payı toplayabilirler. Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından belirlenip ilan edilen bir tutarın altındaki katkı payı, Kulüp/Topluluk saymanı tarafından, makbuz karşılığı, elden toplanabilir. Toplanan katkı payları Üniversitenin banka hesabına yatırılır ve bunun ardından ilgili Kulüp/Topluluk bütçesine aktarılır. Daha yüksek tutardaki katkı payları ise, katılımcılar tarafından doğrudan Üniversite banka hesabına yatırılır. Bunlar da ilgili Kulüp/Topluluk bütçesine aktarılır.
13.7. Proje Desteği: Kulüp/Topluluklar belli bir etkinlik için mali destek talebinde bulunabilir. Kulüp ve Topluluklar Yedek Bütçesi’nden yapılan bu yardıma Proje Desteği adı verilir. Bir Kulüp/Topluluğa bir akademik yıl süresince verilen toplam proje desteği, Kulüp/Topluluklara o yıl için verilmiş olan en yüksek İşletim Bütçesi tutarı kadar olabilir. Proje Desteği, yıl içinde bir Kulüp/Topluluk tarafından düzenlenecek etkinliklerde bölümler halinde kullanılabilir. Eğer proje desteği talebinde bulunulan etkinliğin, başka gelirleri varsa, verilecek proje desteği toplam harcamaların %40’ını aşamaz.
13.8. Kulüp/Toplulukların Giderleri: İşleyiş giderleri (kırtasiye, genel kurul ve yönetim kurulu toplantı harcamaları, vb.) ve etkinlik giderlerinden (ulaşım, konaklama, konuk ağırlama, afiş, el ilanı, üniversite personeli fazla mesai ücreti ve gerekli diğer ihtiyaç harcamaları, üniversitenin diğer birimlerinden alınacak hizmet giderleri, vb.) oluşur.
13.9. Etkinlik Gelir ve Giderleri: Kulüp/Topluluklar, yapmayı planladıkları her türlü etkinliğin tahmini bütçesini hazırlayıp, etkinlik başvurusunda belirtirler. Etkinlik için yapılacak her türlü harcamaya ve etkinlik nedeniyle sağlanacak tüm gelirlere bu tahmini bütçede yer verirler.
13.10. Alımlarda Uygulanacak Yöntem: Üniversitedeki tüm ürün ve hizmet alımlarında olduğu gibi Kulüp/Topluluk etkinlikleri kapsamında yapılacak tüm alımlarda da YÖK’ün çıkardığı Vakıf Yükseköğretim Kurumları İhale Yönetmeliğine ve bu Yönetmeliğe uygun olarak Üniversitenin çıkardığı İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi İhale Yönetmeliği tarafından belirlenen usuller uygulanır.
13.11. Giderlerin Karşılanması: Kulüp/Topluluklar etkinlik harcamalarını resmi işlemler için Harcama Bildirim Formu doldurularak Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne bildirirler.
13.12. Denetim: Kulüp/Topluluklar, Öğrenci Dekanlığı tarafından gerekli görüldüğü durumlarda mali işlemler ve kayıtlar açısından denetlenebilir. İdari ve Mali İşler Rektör Yardımcılığı da Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü aracılığıyla dönemsel denetimler yaptırabilir.
CEZAİ HÜKÜM VE YAPTIRIMLAR
Madde 14. Kulüp/Toplulukların işleyişleriyle ilgili tespit edilen aşağıdaki durumlarda belirtilen cezalar verilir ve yaptırımlar uygulanır:
14.1. Uyarı: Bu Yönergede belirtilen hususlara riayet etmediği tespit edilen Kulüp/Topluluklar Öğrenci Dekanı tarafından yazılı olarak uyarılır. Yazıda, hangi konuda uyarı verildiği açıkça belirtilir.
14.2. Geçici Süre Durdurma: Öğrenci Dekanı tarafından uyarı alan Kulüp/Topluluğun belirtilmiş olan fiili tekrarı halinde faaliyetleri Öğrenci Dekanı tarafından bir haftadan bir aya kadar durdurulur. Geçici süre durdurma cezası yazılı olarak Kulüp/Topluluğa bildirilir.
14.3. Akademik Yıl Sonuna Kadar Durdurma: Geçici süre durdurulan Kulüp/Topluluğun belirtilmiş olan fiili tekrarı veya mali konularda düzensizlik, ihmal veya suiistimal halinde, faaliyetleri Üst Kurul tarafından akademik yıl sonuna kadar durdurulur. Kulüp/Topluluğun faaliyetlerine bir sonraki akademik yılda devam edip etmeyeceği, Üst Kurulun akademik yıl sonunda yapacağı toplantıda kararlaştırılır. Akademik yıl sonuna kadar durdurma cezası yazılı olarak Kulüp/Topluluğa bildirilir.
14.4. Kapatma: Bu Yönergenin Madde 5.1, Madde 5.2 ve Madde 5.3’e aykırı hareket ettiği tespit edilen veya mali açıdan suiistimali belgelerle sabit olan Kulüp/Topluluklar, Üst Kurul tarafından kapatılır ve ilgili öğrenciler haklarında disiplin soruşturması açılması için Rektörlüğe bildirilir.
14.5. Tazmin: Kulüp/Toplulukların işleyiş ve etkinliklerinde herhangi mali bir zarar doğması durumunda, bu zarar sebep olanlar tarafından tazmin edilir. Zarara sebep olanların ilgili Kulüp/Topluluk tarafından tespit edilememesi halinde, zarar bu Kulüp/Topluluktan tazmin edilir.
14.6. Soruşturma ve Savunma Hakkı: Madde 14.3. ve Madde 14.4. uyarınca ceza gerektiren fiiller için Öğrenci Dekanı, Üst Kurul üyeleri arasından soruşturmacı veya soruşturma kurulu atar. Soruşturmacı veya soruşturma kurulu, konuyla ilgili gerekli inceleme ve soruşturmaları yürütür, Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu’nun yazılı ve gerekli görmesi halinde sözlü savunmasını alır ve kanaatini bir rapor halinde Üst Kurula iletir. Madde 13.3 uyarınca Akademik Yıl Sonuna Kadar Durdurma ve Madde 13.4 uyarınca Kapatma cezası Üst Kurul tarafından verilir.
14.7. Cezai Hüküm ve Yaptırımlara İtiraz: Madde 14.2. uyarınca Geçici Süre Durdurma cezasına itiraz yazılı olarak Üst Kurula yapılır. Madde 14.3. uyarınca Akademik Yıl Sonuna Kadar Durdurma ve Madde 14.4. uyarınca Kapatma cezalarına itiraz Öğrenci İşleri Rektör Yardımcılığına yazılı olarak yapılır. İtiraz sonuçları Kulüp/Topluluğa yazılı olarak iletilir.
YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
Madde 15. 01.09.2014 tarih ve 240 sayılı Senato kararıyla yürürlüğe giren Öğrenci Kulüp ve Toplulukları Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
Madde 16. Bu Yönerge, Bilkent Üniversitesi Senatosu’nun onayını takiben yürürlüğe girer ve Öğrenci Dekanı tarafından yürütülür.