Kayıtlı olduğu lisans programını azami süresi içinde başarı ile tamamlayarak mezun olamayan öğrencilerin, Yükseköğretim Kanunu’nun 44(c) maddesi ve Bilkent Üniversitesi Lisans ve Ön Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği’nin 3.4. maddesi uyarınca üniversite ile ilişkileri kesilir.
Azami süresi dolmuş öğrenciler üniversite içi bölümler arası geçiş başvurusunda bulunamaz. Başka yükseköğretim kurumlarına yapılacak yatay geçiş başvurularıyla ilgili kural ve koşullar ilgili üniversiteler tarafından belirlenir.
Önlisans diploma koşullarını sağlayan öğrencilerin, ilişkileri kesildikten sonra başvurmaları durumunda, önlisans diploma talepleri karar için ilgili fakülte veya yüksekokula iletilir.
Azami süre nedeniyle ilişkisi kesilmiş öğrencilerden kayıtlı oldukları programın müfredatındaki bütün dersleri en az bir kez almış öğrencilerin, daha önce alıp başarısız oldukları dersler için ek sınav hakkı vardır.
Başarısız olunan dersin seçmeli bir ders olması durumunda, ilgili seçmeli yükümlülüğü için alınmış olan herhangi bir dersten sınava girilmesi mümkündür.
Stüdyo derslerinde ve laboratuvarlı derslerde, başarısız olunan dersin içeriğinde %30’dan daha yüksek bir oranda uygulamalı çalışma bulunuyor ise, ek sınav hakkı yerine dersin uygulamalı etkinliklerine dışarıdan katılma hakkı tanınır.
Yaz stajı dersini hiç almamış öğrencilere stajlarını yaparak eksiklerini tamamlama olanağı verilir.
Ek sınav veya dışarıdan katılma hakkı verilen öğrencilerin akademik takvimde tüm öğrenciler için geçerli olan ders kayıt tarihlerinde sınav veya dışarıdan katılma kaydı yaptırması gerekir; akademik takvimde belirtilen ders ekleme süresi içerisinde kayıt yaptırmamış öğrenciler ilgili yarıyıl için ek sınav haklarından feragat etmiş olur.
İlgili yarıyılda açılmayan stüdyo derslerine ve laboratuvarlı derslere dışarıdan katılma kaydı yapılması mümkün olmaz; bu durumda öğrencinin sonraki yarıyıl için kayıt hakkı saklı kalır.
Ek sınav veya dışarıdan katılma kaydı için ödenecek ücretler, ilgili ders için geçerli olan özel öğrenci kayıt ücretinin dörtte biri olarak uygulanır.
Ek sınavlar, ilgili yarıyıl sonunda Rektörlük tarafından ilan edilen tarihlerde yapılır. Sınava gelmeyen öğrencilere mazeret sınavı verilmez.
Başarısız oldukları ders sayısı altı veya daha çok olan öğrencilerin başarısız oldukları her ders için en çok iki yarıyıl boyunca ek sınav veya dışarıdan katılma hakkı bulunur. Bu hakları bittiği sırada başarısız ders sayısı altı veya daha çok olan öğrencilerin üniversiteyle ilişkisi kesilir; başarısız ders sayısını beş veya daha aza indirmiş olan öğrencilere bu dersler için toplam üç yarıyıl daha ek sınav veya dışarıdan katılma hakkı verilir. Bu hakları da bittiği sırada başarısız ders sayısını tek derse indiren öğrencilerin ilgili ders için ek sınav hakları devam eder, diğer öğrencilerin ise üniversiteyle ilişkisi kesilir.
Başarısız oldukları ders sayısı beş veya daha az olan öğrencilerin başarısız oldukları her ders için en çok dört yarıyıl boyunca ek sınav veya dışarıdan katılma hakkı bulunur. Bu hakları bittiği sırada başarısız ders sayısını tek derse indiren öğrencilerin ilgili ders için ek sınav hakları devam eder, diğer öğrencilerin ise üniversiteyle ilişkisi kesilir.
Müfredatındaki dersler arasında başarısız dersi olmadığı halde azami eğitim süresi bittiğinde genel not ortalaması 2.00’nin altında olan öğrencilere not ortalamalarını yükseltebilmeleri için notu C’nin altında olan derslerden diledikleri dersler için ek sınav hakkı verilir. Bu öğrencilerden üst üste veya aralıklı olarak altı yarıyıl boyunca ders kaydı yaptırmayanların üniversiteyle ilişkisi kesilir.
Sınırsız sınav hakkı bulunan öğrencilerden altı yarıyıl boyunca sınava girmeyen öğrencilerin sınav hakları sona erer.
Covid-19 pandemi koşulları gerekçe gösterilerek 27 Eylül 2021 tarihli Yükseköğretim Genel Kurul toplantısında alınan ve üniversitelere tebliğ edilen karar doğrultusunda, daha önce hiç almamış oldukları dersleri bulunan öğrencilere de telafi hakkı verilmesi gerekmekte olup, başvurmaları halinde bu öğrencilerin ilgili derslere özel öğrenci olarak kayıt yaptırarak eksiklerini kapatmaları mümkün olacaktır. Bu şekilde ders kaydı yaptırmak isteyen öğrencilerin tüm öğrenciler için geçerli olan ders kayıt tarihlerinde özel öğrenci kaydı yaptırmaları gerekir; ancak, 2021-22 Güz yarıyılı için 7.10.2021 tarihine kadar yapılan başvurular da değerlendirilecektir.