1. AMAÇ
Bu yönetmeliğin amacı, Bilkent Üniversitesi çalışanlarının izin hakları ve izinlerin kullanılmasına ait esasları açıklamaktır.
2. UYUMLULUK ve DEVAMLILIK
Bu yönetmelik, Bilkent Üniversitesi bünyesinde çalışan tüm tam zamanlı çalışan akademik ve idari personel için geçerlidir. Temel olarak 4857 sayılı İş Yasası ve buna bağlı olarak çalışma hayatını düzenleyen mevzuat esastır. Bu mevzuatın dışında kalan ve üniversitenin belirlediği izin ve kullanım şartları dönemin gereklerini karşılaşmayı amaçlar; gerekli görülmesi halinde üniversite yönetimince değiştirilebilir; kazanılmış, kalıcı veya geriye dönük hak oluşturmaz.
3. İZİN TÜRLERİ
Bilkent Üniversitesi çalışanının belirli süreler sonunda dinlenmesini sağlamak, bir ihtiyacını gidermek veya bir sorununu çözümlemek amacı ile verilen izinler şu şekilde gruplandırılmıştır:
- Yıllık Ücretli İzin,
- Sosyal İzinler,
- Doğum Sonrası Ücretsiz İzin,
- Süt İzni,
- Mazeret İzni,
3.1. Yıllık Ücretli İzin
3.1.1. Yıllık Ücretli İzin Bileşenleri: Çalışanların bir yıl içinde kullabilecekleri yıllık ücretli izinleri biri iş yasasının belirlediği, diğeri üniversite yönetiminin “ek izin süresi” olarak verdiği iki bölümden oluşmaktadır. Ek izin süresi üniversite yönetimi tarafından dönemsel olarak ve ihtiyaca göre belirlenmekte olup kalıcı, yasal bir hak doğurmamaktadır.
3.1.2. Kıdeme Göre İzin süreleri: Çalışan Bilkent Üniversitesi’nde son işe giriş tarihinden itibaren, tamamladığı her kıdem yılı sonunda yıllık izin kullanmaya hak kazanır. Çalışma sürelerine göre yıllık izin süreleri şu şekildedir:
(*süre : izin günü)
| Kıdem Yılı | Yasal Süre* | Ek İzin Süresi | Toplam Ücretli Yıllık İzin Süresi |
| 1 – 5 yıl | 14 gün | 4 gün | 18 gün |
| 6 – 10 yıl | 20 gün | 2 gün | 22 gün |
| 11 – 14 yıl | 20 gün | 6 gün | 26 gün |
| 15 yıl ve üzeri | 26 gün | – | 26 gün |
Buna göre toplam ücretli yıllık izin süreleri bakımından;
a) İlk 18 günlük izin, 1. kıdem yılının tamamlanmasıyla hak edilir. Son 18 günlük izin 5. yılın tamamlanmasıyla hak edilir ve yıl içinde kullanılır.
b) İlk 22 günlük izin, 6. kıdem yılının tamamlanmasıyla hak edilir ve 7. yıl içinde kullanılır. Son 22 günlük izin ise yılın tamamlanmasıyla hak edilir ve 11. yıl içinde kullanılır.
c) İlk 26 günlük izin, 11. kıdem yılının tamamlanmasıyla hak edilir ve 12. yıl içinde kullanılır.
3.1.3. Kıdem Sürelerinin Hesaplanması:
a) Çalışma süresinin hesaplanmasında Bilkent Üniversitesi’nde tam zamanlı olarak çalışılmış tüm süreler hesaba alınır; askerlik, emeklilik, istifa vb. nedenlerle ayrılmış ve tekrar işe girmiş çalışanın izin sürelerinin hesaplanmasında önceki döneme ait tam zamanlı çalışma süreleri dikkate alınır.
b) Bilkent Üniversitesi’nden önce başka kurumlarda geçen ve SGK’lı olarak tam zamanlı çalışılan süreler Rektörlüğün onayıyla çalışanın yıllık izne esas kıdemine eklenir.
c) Çalışanın ücretsiz izinli olduğu dönemler fiili çalışmasının olmaması nedeniyle yıllık izne esas kıdemine sayılmaz. Bu durum yeni izin hak edeceği tarihi ücretsiz izin süresi kadar ileri tarihe taşır.
3.1.4. Yıllık Ücretli İznin Kullanılması
a) Yıllık İzinli Olunan Dönem: Yıllık izin süreleri “izin günü” olarak belirtilmiştir. Çalışanın izne çıktığı günle başlar ve işbaşı yaptığı günle sona erer.
b) Yıllık İzinden Sayılmayan Günler: Çalışanın sağlık raporlu olduğu günler, hafta tatili (pazar günü), resmi ve dini bayramlar yıllık “izin günü”nden sayılmaz. Cumartesi günleri izin günüdür, yıllık izin süresi kullanımında hesaba alınır.
c) Parçalı İzin Kullanımı: Hak edilen izinler, iki izin hak ediş tarihi arasında en fazla 7 parçaya bölünerek kullanılabilir. Parçalardan biri (cumartesi günü dahil) en az 10 gün süreli olacak şekilde bölünerek kullanılabilir.
d) Arife Günleri: Arife günü yıllık izin kullanan personeli ücretli yıllık izin hakkından bir gün düşülür.
3.1.5. İzinlerin Zamanında Kullanılması:
a) Hak edilen iznin bir sonraki izin hak ediş tarihine kadar, bir yıl içinde kullanılması gerekir.
b) Yıllık izinlerin ait oldukları dönem içinde kullanılmasını sağlamak amacıyla üniversite yönetimi ve birim yöneticileri, çalışanlardan yıllık izinlerini kullanmasını talep edebilir. Bu amaçla yönetici mazaret izni yerine çalışanına ücretli yıllık izin kullandırabilir.
c) Yıllık iznin bir yıl içinde kullanılamaması halinde birim yöneticisi bu süreyi 90 güne kadar uzatabilir.
3.1.6. Yıllık İzin Kullanım Dönemleri:
a) Akademik ve idari işlerin yürütüldüğü takvimlere uygun olarak sistemin otomatik izin planı yaptığı, çalışanın kendisi için izin planlaması yapabileceği ve yapamayacağı dönemler bulunmaktadır.
b) Otomatik İzin Planlama Dönemleri: Birim veya çalışan tarafından plan yapılmadığı sürece sistem otomatik tanımlanmış takvimlere göre planlama yapar:
- Akademik Takvim: Prensip olarak Güz ve Bahar dönemleriyle Yaz Okulu dönemi akademik çalışmaların yürütüldüğü, Ağustos ayı ise toplu izin yapılan dönemdir. Akademik personelin diğer tarihlerde bir izin planı yapmaması halinde sistem Ağustos ayına otomatik plan yapar ve bu izinlerin kullanılması sağlanır.
- İdari Takvim: Bölümlerin çalışma düzenlerine uygun bir plan yapmaması halinde her yılın Temmuz ayı otomatik planlama dönemidir. İdari personelin diğer tarihlerde bir izin planı yapmaması halinde sistem Temmuz ayına otomatik plan yapar ve bu izinlerin kullanılması sağlanır.
c) Olura Tabi Planlama Dönemleri: Çalışanın görevi gereği üniversitede bulunmasının zorunlu olduğu, yıllık izin kullanabilmesi için işlerini devretmesinin veya çalışma planının yeniden düzenlenmesinin gerekli olduğu dönemdir.
Akademik birimler için her dönemde ders kayıt işlemleri ve notların ilamı arasında kalan süreler Olura Tabi dönemlerdir.
İdari Birimler yıllık çalışma planlarına uygun olarak olura tabi dönemleri sistem üzerinde kendileri tanımlarlar.
Bu dönemde izin almak isteyen kişilerin çalışma planlarını revize etmek ve izin planını yapmak üzere üst düzey yöneticilerinden onay almaları gereklidir.
d) Birim Bazında Serbest İzin Planlama Dönemleri: Birim yöneticileri otomatik ve olura tabi dönemler dışında isterlerse çalışanların serbest izin planı yapabilecekleri dönemler yaratabilirler.
3.2. Sosyal İzinler
3.2.1. İzin Tanımı: Çalışana yaşamında meydana gelebilecek sosyal olaylar nedeniyle verilen ücretli sosyal izinlerdir:
a) Çalışanın evlenmesi halinde 3 gün,
b) Şu akrabalarının vefatı halinde 3 gün; Eşi, çocuğu, annesi, babası, kayınpederi, kayınvalidesi ve/veya kardeşi,
c) Eşinin doğum yapması veya evlat edinmesi halinde 5 gün.
3.2.2. İzin Kullanımı: Sosyal izinler olayın gerçekleştiği dönemde, bölünmeden kullanılır.
3.2.3. Gün Tanımı: Çalışanlar, bu izinlerini çalışma günleri içinde kullanır. Normal çalışma düzeni içinde çalışanlar pazartesi-cuma arası günlerde, vardiyalı düzende olanlar ise (cumartesi, pazar , resmi ve dini bayramlara denk gelse bile) çalışma çizelgelerinde işgünü olarak belirtilen günlerde bu izinlerini kullanırlar.
3.3. Doğum Sonrası Ücretsiz İzin
3.3.1. Doğum Hali: Doğum yapan kadın çalışana sağlık raporlu olduğu dönemin sonrasında ve talep etmesi halinde, yöneticisinin onayı ile altı aya kadar ücretsiz izin verilebilir.
3.3.2. Evlat Edinme Hali: Üç yaşını doldurmamış çocuğu evlat edinen ebebeynlerden birine analık hâli izni bitiminden sonra istekleri halinde 6 aya kadar ücretsiz izin verilir. (Analık hali izni: Üç yaşını doldurmamış çocuğu evlat edinen eşlerden birine çocuğun aileye fiilen teslim edildiği tarihten itibaren sekiz hafta analık hâli izni kullandırılır.)
3.3.3. İzin Kullanımı: Doğum sonrası sağlık raporunun bitiminde, çalışan önce hak ettiyse ücretli yıllık iznini, ardından (altı aya kadar) ücretsiz iznini kullanır. Doğum sonrası ücretsiz iznin kanunen doğum raporunun ardından kullanılması gerekir. İznin kullanılmaması halinde ileri tarihlere ertelenemez.
3.3.4. İzin Kullanımının Kayıt Altına Alınması: Çalışan yazılı dilekçesini (doğum sonrası sağlık raporunun bitiminden en az 2 ay önce) bölüm ve üniversite yönetiminin onayına sunar. Bu dilekçe üzerinde verilecek onaylar sonrası çalışan ücretsiz iznini kullanır.
3.4. Süt İzni
3.4.1. Doğum yapan çalışana, sağlık raporu bitiminden veya (eğer ücretsiz izin kulladıysa) ücretsiz izninin bitiminden itibaren çocuğu bir yaşına gelinceye kadar süt izni verilir.
3.4.2. İznin Kullanımı: 4.1. maddesinde belirtilen süre boyunca, çalışan ve yöneticisinin belirleyeceği bir düzende her gün 1.5 saat izin kullanabilir.
3.4.3. Alternatif İzin Kullanımı: Üniversite yönetimi yasanın belirttiği koşullara ek bir uygulamaya izin vermektedir. Çalışanın çalışma şartlarının uygun olması ve Yöneticisinin onayı halinde, bir hafta boyunca kullanılacak ( 5 gün x 1,5 saat) süt izinleri karşılaşığında çalışan haftada bir gün süt izinli sayılabilir.
3.4.4. İzin Kullanımının Kayıt Altına Alınması: Çalışan yazılı dilekçesini (doğum sonrası sağlık raporu veya 6 aylık ücretsiz iznin bitiminden en az 2 ay önce) bölüm ve üniversite yönetiminin onayına sunar. Bu dilekçe üzerinde verilecek onaylar sonrası çalışan ücretsiz iznini kullanır.
3.5. Mazeret İzni
3.5.1. Çalışana mevzuatta bahsedilmeyen konularda; mesai saatleri içinde resmi mercilerde iş takibi, şahsi veya aile bireylerinin işlerinin takibi ve benzer zorunlu mazeretleri nedeniyle ücretli olarak mevzuattaki diğer izinlerin dışında üniversite tarafından verilen izinlerdir.
3.5.2. İznin Kullanımı: Her izin dönemi için sisteme personelin kullanabileceği 10 adet ½ gün (toplam 5 gün) mazeret izin süresi tanımlanır. Bu iznin kullanılması yöneticinin mazereti uygun görmesi ve izin vermesi halinde mümkündür. Bu izinler sadece yöneticinin oluruyla toplu olarak kullanılabilir.
3.5.3. Bu izin personelin ihtiyacı olması halinde kullanabileceği bir imkan olup, iznin tamamının kullanılması gibi bir zorunluluk yoktur. İhtiyaç duyulmadığı için kullanılmayan izinler olabilir, bunlar bir sonraki döneme aktarılmaz.
3.5.4. İstisnalar: Mazeret izinleri, sağlık raporu almamak, resmi ve dini tatillere ek köprü izni yapmak, Cuma-Cumartesi için 2 gün yıllık izin kullanmamak gibi amaçlarla, sağlık raporu ve yıllık izin yerine kullanılamaz.