Enstitü Kalite Ekibi Çalışma Usul ve Esasları
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1
Bu usul ve esasların amacı; İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi bünyesinde yer alan enstitülerin “Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği” ve Bilkent Üniversitesi Kalite Komisyonu Çalışma Usul ve Esasları” kapsamında eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetleri kapsayan kalite güvencesi sistemlerinin geliştirilmesi, devamlılığının sağlanması ile iç ve dış kalite güvence ve değerlendirme çalışmalarının yürütülmesini sağlamak amacıyla kurulan Enstitü Kalite Ekibinin çalışmalarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2
Bu usul ve esaslar, İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi bünyesinde yer alan enstitülerde yapılanan Enstitü Kalite Ekibinin görev ve faaliyet alanlarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3
Bu usul ve esaslar; Yükseköğretim Kalite Kurulu’nun 23 Kasım 2018 tarih, 30604 sayılı ve 11 Kasım 2021, 31656 sayılı Resmi Gazete’lerde yayınlanan Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği değişikliklerine ve Bilkent Üniversitesi Kalite Komisyonu Çalışma Usul ve Esasları’nda yer alan kriterlere göre hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4
Bu usul ve esaslarda geçen;
- Üniversite: İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesini,
- Bağımsız Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Kuruluşları: Yurt içinde veya yurt dışında dış değerlendirme ve akreditasyon faaliyetleri gösteren kurum ve kuruluşları,
- Dış Değerlendirme: Üniversite’nin veya üniversitenin bir programının kalitesinin bağımsız dış değerlendirme ve akreditasyon kuruluşları tarafından değerlendirilme sürecini,
- Dış Değerlendirici: Kurumsal dış değerlendirme programında görev yapmak üzere Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından görevlendirilen dış değerlendirme sürecini yürütmeye yetkin kişiyi,
- İç Değerlendirme: Üniversitenin veya üniversitenin bir programının kalitesini kendi içinde değerlendirmesini,
- Kalite Değerlendirme Tescil Belgesi: Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından onaylanan, bağımsız kurum veya kuruluşların; belirli bir alanda önceden belirlenmiş akademik ve alana özgü standartların bir yükseköğretim programı tarafından karşılanıp karşılanmadığını ölçen dış değerlendirme ve kalite güvence sürecini değerlendirmeye yetkili olduğunu gösteren belgeyi,
- Enstitü Kalite Ekibi: İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi Enstitü Kalite Ekibi,
- Enstitü Dış Değerlendirme Programı (EDDP): Yükseköğretim kurumları bünyesinde yer alan enstitülerin eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından gerçekleştirilecek değerlendirme sürecini,
- Enstitü Geri Bildirim Raporu (EGBR): Enstitü dış değerlendirme programı kapsamında değerlendirilen yükseköğretim kurumu bünyesinde yer alan enstitü için dış değerlendiriciler tarafından hazırlanan kurumun güçlü ve iyileşmeye açık alanlarını içeren raporu,
- Enstitü İç Değerlendirme Raporu (EİDR): Enstitünün eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerine ilişkin kalite güvencesi süreçlerini izlemek amacıyla Üniversite tarafından her yıl hazırlanan raporu,
- Performans Göstergeleri: Enstitünün, amaç ve hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını ya da ne kadar ulaştığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan araçları,
- Program Akreditasyonu: Bağımsız dış değerlendirme ve akreditasyon kuruluşları tarafından belirli bir alanda önceden belirlenmiş akademik ve alana özgü standartların bir yükseköğretim programı tarafından karşılanıp karşılanmadığını ölçen dış değerlendirme ve kalite güvence sürecini,
- Program Değerlendirmesi: Üniversitede iç kalite güvence sisteminin bir parçası olarak öğretim programlarının değerlendirilmesi çalışmalarını,
- Yükseköğretim Kalite Güvencesi Sistemi: Yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri ve bağımsız dış değerlendirme ve akreditasyon kuruluşlarının tanınması ve yetkilendirilmesi süreçlerine ilişkin esasları,
- Yükseköğretim Kalite Kurulu: Yükseköğretim kurumlarında kalite değerlendirme ve güvencesi çalışmaları ile akreditasyon çalışmalarının düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu kurulu,
- Değerlendirme Süreçleri: Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından yürütülen enstitü dış değerlendirme programını,
- Başkan: Enstitü Müdürü’nü,
- Başkan Yardımcısı: Enstitü Müdür Yardımcısı’nı,
- Üye: Farklı anabilim dallarının ve / veya akademik / idari birimlerin temsilcilerini,
- Öğrenci Temsilcisi: Lisansüstü programlarında kayıtlı olan öğrenciyi,
- Raportör: Enstitü Sekreteri’ni ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Enstitü Kalite Ekibinin Kuruluşu ve Çalışma Esasları, Görev ve Sorumlulukları
Enstitü Kalite Ekibinin Kuruluşu
MADDE 5
Enstitü Kalite Ekibi, Üniversitenin Kalite Komisyonu’nun alt yapılanması olarak ve ilgili enstitüyü temsil etmek üzere kurulur. Enstitü Müdürü, Enstitü Kalite Ekibi’nin Başkanı’dır. Müdür bulunmadığı zamanlarda ise Enstitü Müdürü tarafından görevlendirilen bir Enstitü Müdür Yardımcısı ekibe başkanlık eder.
Enstitü Kalite Ekibi üyeleri aynı ana bilim dalından birden fazla olmamak üzere mümkün olduğunca farklı bilim alanlarından seçilen birer üye, ilgili süreç temsilcileri olmak üzere Üniversite Senatosu tarafından belirlenir.
Ekip gerekli gördüğü takdirde ekip üyesi olmayan kişilerin de yer alabileceği alt komisyonlar, çalışma grupları ve danışma kurulları oluşturulabilir.
Ekip üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alınır.
Ekip üyeleri arasında herhangi bir nedenle eksilme olması durumunda, eksilen üyelik için en geç bir ay içinde yeni üyenin görevlendirmesi yapılır.
Toplantı Zamanı
MADDE 6
Enstitü Kalite Ekibi yılda en az 2 kez olmak üzere toplanır. Gerekli hallerde Enstitü Müdürü, Enstitü Kalite Ekibi’ni her zaman toplantıya çağırabilir. Toplantı gündemi, toplantıdan en az 3 iş günü önce Raportör tarafından üyelere iletilir.
Ekip Üyeliğinin Süresi ve Sona Ermesi
MADDE 7
Enstitü Kalite Ekibi üyelerinin görev süreleri iki yıldır. Lisansüstü programlardan öğrencileri temsilen seçilen öğrenci temsilcisinin ise görev süresi bir yıldır. Enstitü Kalite Ekibi’nin tüm üyeleri, ekip içerisinde hizmet vermek üzere Üniversite Senatosu tarafından belirlenir. Görev süresi sona eren üyeler Senato tarafından tekrar görevlendirilebilir. Gerektiğinde Enstitü Kalite Ekibi üyeleri süreleri dolmadan seçilmelerindeki usule uygun olarak görevlerinden alınabilirler. Ekip üyeleri arasında herhangi bir eksilme olması halinde eksilen üye için aynı usulle en geç bir ay içinde yeni bir görevlendirme yapılır.
Enstitü Kalite Ekibi Görev ve Sorumlulukları
MADDE 8
- Üniversite’nin ve enstitünün stratejik planı, politikaları ve hedefleri doğrultusunda ve Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerinin değerlendirilmesi, izlenmesi ve kalitesinin geliştirilmesi amacıyla enstitünün iç ve dış kalite güvence sistemini kurmak, enstitüye özgü anahtar performans göstergelerini tespit etmek, program değerlendirmesi yapmak ve bu kapsamdaki çalışmaları senatonun onayına sunmak,
- İç değerlendirme çalışmalarını planlamak, yürütmek ve enstitü değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren yıllık enstitü iç değerlendirme raporunu hazırlayarak Senatoya sunmak ve onaylanan yıllık enstitü iç değerlendirme raporunu üniversitenin resmi internet sayfasından kolay erişilebilir şekilde kamuoyu ile paylaşmak,
- Değerlendirme süreçleri için gerekli hazırlıkları yapmak, süreçle ilgili iç ve dış paydaşları bilgilendirmek,
- Program akreditasyonuna sahip olan bölüm ve programların ilgili süreçteki çalışmalarına yardımcı olmak,
- Yükseköğretim Kalite Kurulu’nun değerlendirme süreçleri sırasındaki çalışmalarına destek vermektir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Enstitü İç ve Dış Kalite Güvence Sistemi
Enstitü İç Değerlendirme Süreci ve Takvimi
MADDE 9
Enstitü Kalite Ekibi iç değerlendirme süreçlerini stratejik plan, yıllık performans programı ve faaliyet raporu ile bütünleşik yapıda, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı faaliyetlerini ve bunları destekleyen idari hizmetlerin tümünü içine alacak şekilde yürütür.
Enstitü Kalite Ekibi, iç değerlendirme çalışmalarını içeren enstitü iç değerlendirme raporlarını her yıl Ocak-Mart aylarında Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından oluşturulan web tabanlı sisteme yükler.
Enstitü iç değerlendirme raporları üniversitenin / enstitünün ve Yükseköğretim Kalite Kurulu’nun resmi internet sayfasından yayımlanır.
Enstitü İç Değerlendirme Raporlarının Kapsamı
MADDE 10
Enstitü, iç değerlendirme raporlarını periyodik olarak her yıl hazırlar ve iç kalite güvence sistemindeki iyileştirmelere yıllık raporda yer verir.
Enstitü İç Değerlendirme Raporunda (EİDR), enstitüdeki kalite güvencesi süreçlerinin nasıl tanımlandığı ve işletildiği, öğretim programlarında hedeflenen yeterliliklere ulaşıldığının nasıl güvence altına alındığı, performans göstergelerinin nasıl izlendiği ve sürekli iyileştirme çevrimlerinin nasıl kapatıldığına dair açıklamalar bulunur ve bu bilgiler kanıtlarla desteklenir.
Enstitü eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerini kapsayacak şekilde hazırlanan iç değerlendirme raporu;
- Yükseköğretimin ulusal strateji ve hedefleri ışığında belirlediği ve üniversitenin misyonu, vizyonu ve stratejik hedefleri ile uyumlu olarak belirlediği enstitü kalite politikasını, izlediği yöntem ve süreçlerini,
- Enstitünün misyon ve hedeflerine ulaşabilmek için uyguladığı yönetsel / organizasyonel süreçleri ve faaliyetlerini,
- Enstitünün misyon ve hedeflerine ulaştığından emin olmak üzere anahtar performans göstergeleri ile ölçülebilir nitelikteki hedeflerini değerlendirdiği ve bunların periyodik olarak gözden geçirilmesini içeren iç kalite güvence sistemini,
- Önceki değerlendirme süreçlerinde ortaya çıkan ve iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanlarla ilgili iyileştirme faaliyetlerini içerir.
Değerlendirme Süreçleri
MADDE 11
Enstitü dış değerlendirme programı, Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından görevlendirilen dış değerlendiriciler aracılığıyla, enstitünün iç değerlendirme raporu üzerinden ön değerlendirmesi, saha ziyareti ve enstitü geri bildirim raporunun hazırlanması aşamalarından oluşan değerlendirme sürecini kapsar.
Dış değerlendiriciler; dış değerlendirici başvurusu bulunan yükseköğretim kurumlarındaki akademik ve idari personel, öğrenciler ve sektör temsilcileri arasından Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından seçilir. Dış değerlendirici olarak görev alanlar saha ziyareti sürecinde kurumlarında izinli sayılır.
Yükseköğretim kurumunun enstitü dış değerlendirmesi, 10’uncu maddede belirtilen kapsam ve konuları içerecek şekilde ve Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen enstitü dış değerlendirmeye ilişkin usul ve esaslar çerçevesinde gerçekleştirilir.
Değerlendirme Raporları
MADDE 12
Enstitü dış değerlendirme programına dâhil olan her enstitü için, değerlendirme sürecinin sonunda Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından görevlendirilen dış değerlendiriciler tarafından bir enstitü geri bildirim raporu hazırlanır.
Enstitü için hazırlanan enstitü geri bildirim raporu; enstitüde yürütülen eğitim-öğretim, araştırma ve geliştirme faaliyetleri, varsa bölgesel/ulusal ölçekte öne çıkan toplumsal katkı faaliyetleri ile enstitünün idari hizmetlerinin ve karar alma süreçlerindeki kalite güvencesi sistemi ile enstitünün güçlü ve iyileşmeye açık alanlarını kapsar.
Değerlendirme süreçlerine ilişkin raporların içerik ve şablonları Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenir.
Enstitü İç ve Dış Değerlendirme Sonuçlarının Kamuoyuna Açıklanması
MADDE 13
Enstitüde yapılan iç ve dış değerlendirme sonuçları kamuoyuna açıktır. Yıllık enstitü iç değerlendirme raporları ve değerlendirme süreçlerine ilişkin değerlendirme raporları üniversitenin / enstitünün ve Yükseköğretim Kalite Kurulu’nun resmi internet sayfalarında yayımlanır.
Kalite Güvencesi ve İyileştirme Çalışmaları Kapsamındaki Harcamalar
MADDE 14
Bu Usul ve Esaslar kapsamında, Enstitü tarafından gerçekleştirilecek çalışmalara ilişkin her türlü harcama, Enstitü bütçesinden karşılanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 15
Bu Usul ve Esaslarda hüküm bulunmayan durumlarda Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği ile ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 16
Bu Usul ve Esaslar, Senato tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.