Kapsam
Madde 1- Bu uygulama esasları, Bilkent Üniversitesi tarafından lisans ve lisansüstü düzeyde yürütülen uluslararası değişim programlarını kapsar.
Başvuru Koşulları ve İşlemleri
Madde 2- (Değişik, Senato 08.02.2023) Bilkent Üniversitesi’nin uluslararası değişim programları, Avrupa Birliği’nin Erasmus programı veya üniversiteler ile ikili anlaşmalar çerçevesinde gerçekleştirilir. Tüm uluslararası değişim etkinlikleri Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (UDO) ve bölümlerin Değişim Koordinatörleri tarafından yürütülür.
Erasmus programı başvuruları UDO tarafından ilan edilen tarihlerde, yılda iki kez yapılır. Başvuru esnasında genel not ortalaması 2,50 veya üzerinde olan ve programlarında en az üç en çok beşinci yarıyıllarına devam eden lisans öğrencileri ile güz yarıyılı sonunda genel not ortalaması 3,00 veya üzerinde olan ve programlarında ilk yarıyıllarına devam eden lisansüstü öğrencileri Erasmus programına başvurabilir.
Erasmus programı haricindeki değişim başvuruları UDO tarafından ilan edilen tarihlerde, yılda bir kez güz yarıyılında yapılır. Başvuru yapan öğrencilerin genel not ortalamalarının başvuru esnasında 3,00 veya üzerinde olması ve lisans öğrencilerinin programlarında en az iki en çok üç yarıyılı, lisansüstü öğrencilerin ise en az bir yarıyılı tamamlamış olmaları gereklidir.
Erasmus haricindeki değişim programlarına yerleştirilen öğrencilerin genel not ortalamalarının, değişime gidecekleri yarıyıldan bir önceki yarıyıl sonunda 3,00 olup olmadığı kontrol edilir. Bu koşulu sağlamayan öğrenciler karşı üniversitelere kabul edilmiş olsalar dahi değişim programından yararlanamazlar.
Yabancı dil yeterliğini belgeleme zorunluluğu olan üniversitelere gitmek üzere başvuran öğrencilerin, ilk başvuru aşamasında ilgili sınav sonucunu ibraz etmeleri gereklidir.
Öğrenciler programlarındaki son yarıyılda değişime gitmek üzere başvuramazlar. Üniversiteden uzaklaştırma cezası almış öğrenciler değişim programlarından faydalanamazlar.
Değerlendirme ve Yerleştirme
Madde 3-
- Erasmus programına başvuran öğrenciler UDO tarafından %50 genel not ortalaması ve %50 İngilizce düzeyi dikkate alınarak puanlanır ve bölüm bazında sıraya sokulur. Genel not ortalaması puanı hesaplanırken genel not ortalaması 2,50 veya daha yüksek olan öğrenciler için Puan = 100/3 * (Not Ortalaması – 2,5) formülü kullanılır; diğer öğrencilere sıfır puan verilir. İngilizce puanı hesaplanırken yarı yarıya ENG 101 ve ENG 102 derslerinin notu dikkate alınır; her bir ders için aşağıdaki puan tablosu kullanılır.
-
A+ 26 A 25 A- 22 B+ 19 B 15 B- 11 C+ 6 C 1 Diğer 0 - ENG 101 veya ENG 102 derslerinden muaf olmuş öğrenciler ile lisansüstü öğrencilerin İngilizce puanları, İngilizce yeterlik sınavına bakılarak UDO tarafından belirlenir.
- Değişim programı kapsamında alacakları dersler İngilizce dışında bir dilde verilmekte olan öğrenciler, Bilkent Üniversitesi Yabancı Diller Koordinatörlüğü tarafından yapılacak yabancı dil sınavına girmeli ya da Yabancı Diller Koordinatörlüğü tarafından onaylanan dil yeterlik belgesini sunmalıdır.
- Bölüm Değişim Koordinatörü, başvuran öğrencilerin gidecekleri üniversiteleri öğrencilerin aldıkları toplam puan, tercih ettikleri üniversiteler, ilgili üniversitelerin Erasmus kontenjanları ve üniversiteye tahsis edilen hibe miktarını göz önüne alarak belirler. Sonuçlar bölüm tarafından ilan edilir ve UDO’ya bildirilir.
- Erasmus programı haricindeki değişim programlarına başvuran öğrenciler bölümleri tarafından düzenlenen mülakata çağırılır. İngilizce ve Türkçe yapılan mülakatı Bölüm Değişim Koordinatörü düzenler. Başvurular bölüm değişim koordinatörü tarafından öğrencinin not ortalaması ve mülakat performansı göz önüne alınarak değerlendirilir. Değişim programına katılma önceliği gözetilerek oluşturulan liste UDO’ya gönderilir. Öğrenciler bölüm değişim koordinatörlerinden gelen liste ve partner okullardan gelen kontenjanlar göz önünde bulundurularak UDO tarafından yerleştirilir ve ilan edilir.
Alınacak Dersler, Ön Onay Formu ve Öğrenim Anlaşması
Madde 4- Değişim programına katılmak üzere seçilen öğrenciler, gidecekleri üniversitede ilgili yarıyılda açılan dersleri inceleyerek değişim sırasında almak istedikleri dersleri ve başarılı olmaları durumunda müfredatlarında yer alan hangi derslerden muaf tutulabileceklerini bölüm Değişim Koordinatörü ile birlikte belirler.
Öğrencinin Bilkent müfredatında yer alan bir zorunlu dersten muaf tutulabilmesi için, değişimde aldığı dersin konu, kapsam, düzey ve süre olarak müfredatındaki derse yakın olması aranır. Müfredatta yer alan bir seçmeli yükümlülüğünden muaf tutulabilmek için, değişimde alınan dersin konu, düzey ve süre olarak müfredattaki ilgili seçmeli ders kümesinde yer alan derslerle benzeşmesi gereklidir. Değişimde alınan derslerin kapsam, düzey ve süresine göre, bir ders birden fazla ders için muafiyet sağlayabilir veya birden fazla ders tek bir ders için muafiyet sağlayabilir. Muafiyet için kredi değerlerine bakılmaksızın iki taraftaki derslerin içerikleri ve düzeyleri karşılaştırılır.
Alınacak dersler ve muafiyet planı ön onay formuna işlenir ve Değişim Koordinatörü tarafından onaylanır. Erasmus programına katılacak öğrenciler için ek olarak öğrenim anlaşması formu doldurur. Onaylanmış formların birer kopyası bölüm tarafından UDO’ya iletilir.
Karşı üniversitedeki kayıt sürecinde ders listesinde değişiklik yapmak gerekmesi durumunda, öğrenci tüm değişiklikler için bölüm Değişim Koordinatörü ile iletişime girerek ön onay formunu ve öğrenim anlaşmasını güncellemekle yükümlüdür.
Öğrenciler karşı üniversitede alacakları bir adet dersi kayıtlı oldukları yan dal programındaki eşdeğer bir adet ders yerine saydırmak üzere almak isteyebilirler. Bu durumda ön onay ve öğrenim anlaşmasını doldururken yan dal programının bağlı olduğu bölümün Değişim Koordinatörü’nden de onay alınması gerekir.
Erasmus öğrencilerinin bir dönemde yaklaşık 30 AKTS (ECTS) kredilik ders almaları, değişim öğrencilerinin ise normal ders yükü alt sınırı kadar ders almaları beklenir.
Ön onay formu UDO’ya ulaşan öğrencilerin değişim programına katılmaları kesinleşmiş olur. Bu tarihten sonra öğrenci değişime gitmekten vazgeçse bile ilgili yarıyılda ön kayıt hakkı tanınmaz, ders önyüklemesi yapılmaz.
Karşı Üniversiteye Başvuru ve Kabul Süreci
Madde 5- Erasmus öğrencileri bölüm Değişim Koordinatörleri tarafından, diğer değişim öğrencileri ise UDO tarafından gidecekleri okullara aday gösterilirler. Gidecekleri üniversitenin son başvuru tarihini ve başvuru için gerekli belgeleri takip etmek ve başvuruyu zamanında hazır etmek öğrencinin sorumluluğundadır. UDO, belgelerin hazırlanmasında öğrencilere danışmanlık hizmeti verir. Başvuru evrakları karşı üniversitelerin ilgili ofislerine UDO ile koordinasyon içinde iletilir.
Seyahat organizasyonu ve vize işlemleri öğrencilerin sorumluluğundadır.
Oryantasyon
Madde 6- UDO değişime gidecek öğrenciler için oryantasyon programı düzenler ve değişim süreci ile ilgili bilgi vererek öğrencilerin sorularını cevaplar. Öğrencilerin oryantasyon toplantılarına katılımı zorunludur.
Öğrencilerin Bilkent’deki Durumları
Madde 7- (Değişik, Senato 08.02.2023) Öğrenciler değişim programı kapsamında yurt dışında bulunacakları yarıyıllar için UDO tarafından ‘’değişim öğrencisi’’ statüsüne alınır. Değişim öğrencisi olarak geçirilen yarıyıllar eğitim süresine sayılır.
Yan dal yapan değişim öğrencileri için, değişimde geçirdikleri yarıyılda yan dal dersi almasalar dahi yan dal programının sürekliliği bakımından ders almamışlar gibi kabul edilmez.
Değişim öğrencisi olarak geçirilen yarıyıllar daha önce Bilkent Üniversitesi’nde alınıp başarılı olunan derslerin tekrarı bakımından süreye dahil edilir.
Üstün başarı bursu için aday olan öğrencilerden son iki yarıyıldan herhangi birisini değişim programı kapsamında yurtdışında geçirmiş öğrencilerin tek dönemlik not ortalamaları esas alınır. Bu öğrencilerden genel not ortalamaları (CGPA) 3.00’den düşük olanlar Üstün Başarı Bursu’ndan yararlanamazlar. Değişim öğrencilerinin, değişim döneminde, kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt sınırı kadar dersten geçer not almış olmaları gereklidir. Bir akademik yılı değişim programı kapsamında yurt dışında geçirmiş öğrenciler üstün başarı bursuna aday olamaz.
Erasmus Öğrencileri için Sözleşme ve Hibelerin Ödenmesi
Madde 8- Erasmus bütçesi her yılın Haziran ayında Ulusal Ajans tarafından Üniversiteye bildirilir. Aylık hibe miktarları gidilecek ülkeye göre farklılık gösterir. Hangi öğrencilerin hibe alacağı bütçeye ve öğrencilerin Erasmus sonuç tablosundaki sıralamalarına göre belirlenir.
Öğrenciler değişime gitmeden önce hibe sözleşmesini imzalayarak UDO’ya iletir. Hibeler oryantasyon toplantısında duyurulduğu şekilde ödenir.
Erasmus programını tamamlayıp dönen öğrenciler, sözleşme uyarınca karşı üniversitenin not çizelgesini, varsa değişiklikleri de içeren imzalı öğrenim anlaşmasını, orada kaldığı süreyi gösteren resmi tarihler formunu ve değişim dönemini değerlendirdiği raporu UDO’ya teslim etmekle yükümlüdür.
Müfredat Muafiyet İşlemleri
Madde 9- Değişim dönemi sonunda karşı üniversite, öğrencinin not çizelgesini doğrudan Bilkent Üniversitesi’ne gönderir. Öğrencinin ibraz edeceği orijinal veya kopya not çizelgesine dayanılarak yapılan tüm işlemler ancak doğrudan karşı üniversiteden orijinal not çizelgesinin gelmesinden sonra kesinlik kazanır. Öğrencinin not çizelgesi, ön onay formu ve varsa öğrenim anlaşması ve karşı üniversitenin not sistemindeki geçer not, UDO tarafından bölüm Değişim Koordinatörü’ne iletilir.
Değişim Koordinatörü ön onay formu, öğrencinin not çizelgesi ve karşı üniversitenin geçme notunu göz önünde tutarak 4. maddede anılan prensipler doğrultusunda ders transfer ve muafiyet formunu doldurur ve Fakülte veya Yüksekokul Yönetim Kurulu’nun onayına sunar. Onaylanan formlar Öğrenci İşleri Müdürlüğü’ne iletilir.
Öğrencinin karşı üniversitede aldığı tüm dersler, aldığı notlarla birlikte Bilkent Üniversitesi not çizelgesinde gösterilir, ancak karşı üniversitede alınan notlar yarıyıl veya genel not ortalamasına katılmaz. Muaf olunan dersler de Bilkent not çizelgesinde gösterilir.
Değişim döneminde başarılı olunan tüm dersler orijinal isim ve kodları ile birlikte diploma ekinde gösterilir.
Öğrenciler karşı üniversitede alıp başarılı oldukları en çok bir dersi kayıtlı oldukları yan dal programındaki eşdeğer bir ders yerine saydırmak üzere başvurabilir. Bu başvurular yan dal programının bağlı olduğu fakülte veya yüksekokul yönetim kurulunda değerlendirilerek karara bağlanır.